Bencana IT dapat terjadi kapan saja, mulai dari serangan siber hingga kegagalan sistem yang mengakibatkan data hilang dan operasional terganggu. Tanpa persiapan yang matang, perusahaan bisa menghadapi kerugian besar.
Namun, banyak bisnis yang belum memiliki rencana pemulihan bencana (disaster recovery plan) yang efektif. Hal ini bisa mempersulit proses pemulihan dan memperpanjang waktu down-time.
Solusinya, perusahaan harus memiliki disaster recovery plan yang tepat untuk memastikan kelangsungan operasional. Dalam artikel ini akan membahas 12 contoh disaster recovery plan pada perusahaan IT untuk membantu Anda lebih siap menghadapi berbagai skenario darurat yang dapat terjadi kapan saja.
Mengapa Membutuhkan Disaster Recovery Plan?
Disaster Recovery Plan (DRP) dirancang untuk mengantisipasi dan mengatasi dampak bencana atau gangguan yang dapat mengancam sistem informasi dan operasional bisnis. Dengan DRP yang matang, perusahaan dapat memastikan kelangsungan operasional dan meminimalkan kerugian akibat bencana.
Penerapan DRP menawarkan berbagai manfaat, seperti meminimalkan downtime dan kerugian finansial, melindungi data dan aset penting, serta memenuhi regulasi dan standar industri. Selain itu, memiliki DRP juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan, karena mereka tahu perusahaan siap menghadapi segala situasi.
Dalam pelaksanaannya, DRP harus disusun secara matang mulai dari perencanaan hingga implementasi pemulihan setelah bencana terjadi. Perusahaan perlu mengidentifikasi ancaman yang berpotensi mengganggu bisnis, memperhitungkan kebutuhan sumber daya manusia, infrastruktur, tingkat redundansi data, dan biaya yang diperlukan untuk pemulihan.
Tujuan Disaster Recovery Plan
Seperti yang dipahami dari contoh Disaster Recovery Plan (DRP) bahwa rencana strategis yang dirancang untuk membantu organisasi pulih dan melanjutkan operasi setelah mengalami bencana. Adapun tujuan dari DRP mencakup beberapa aspek, yaitu:
1. Melindungi Data dan Informasi Penting
Tujuan utama dari Disaster Recovery Plan (DRP) adalah melindungi data dan informasi penting perusahaan dari kerusakan atau kehilangan selama bencana. Data merupakan aset berharga bagi perusahaan IT, dan kehilangan data dapat berdampak serius pada kelangsungan bisnis.
DRP memastikan adanya strategi dan prosedur yang tepat untuk backup, penyimpanan, dan pemulihan data dalam situasi darurat. Ini mencakup pembuatan salinan data secara teratur, penyimpanan di lokasi aman, serta rencana pemulihan data jika terjadi insiden yang mengganggu operasional.
2. Mengurangi Downtime
Tujuan kedua dari disaster recovery plan (DRP) adalah mengurangi downtime perusahaan setelah bencana terjadi. Downtime, yaitu waktu ketika sistem dan layanan tidak dapat diakses atau digunakan, dapat menyebabkan kerugian finansial yang besar.
DRP dirancang untuk memulihkan sistem dan layanan dengan cepat dan efisien, sehingga operasional perusahaan bisa segera berjalan normal kembali. Proses ini melibatkan perencanaan pemulihan sistem, perangkat keras, serta perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengatasi downtime secepat mungkin.
3. Mengidentifikasi Risiko
Tujuan ketiga dari disaster recovery plan (DRP) adalah membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal. Risiko ini meliputi ancaman potensial seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, serangan siber, hingga kerusakan perangkat keras.
Dengan mengenali risiko yang dapat terjadi kapan saja, perusahaan dapat merancang strategi pemulihan yang tepat dan mengambil langkah pencegahan untuk meminimalkan dampak yang mungkin terjadi.
4. Memastikan Ketersediaan Sumber Daya
Tujuan yang tak kalah pentingnya dari disaster recovery plan (DRP) adalah memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia untuk proses pemulihan. Perusahaan harus memiliki personil terlatih, perangkat keras, perangkat lunak, fasilitas, dan infrastruktur yang siap digunakan saat bencana terjadi.
DRP juga menguraikan langkah-langkah untuk mengamankan sumber daya ini, seperti menyiapkan cadangan personil yang mampu mengambil alih peran penting serta menyediakan fasilitas alternatif jika lokasi utama tidak dapat digunakan.
5. Meningkatkan Kesadaran dan Kesiapan
Tujuan penting dari disaster recovery plan (DRP) adalah meningkatkan kesadaran dan kesiapan perusahaan dalam menghadapi bencana. Perusahaan dapat mencapai hal ini melalui pelatihan karyawan tentang langkah-langkah yang harus diambil saat bencana.
Pengujian berkala DRP untuk memastikan rencana tetap efektif juga sangat penting, serta pengaturan komunikasi internal yang efisien. Kesadaran dan kesiapan yang tinggi memungkinkan perusahaan merespons bencana dengan lebih cepat dan terkoordinasi, sehingga dapat mengurangi kerusakan yang mungkin terjadi.
6. Kepatuhan Hukum
Tujuan yang ke-6 dari disaster recovery plan (DRP) adalah memastikan perusahaan mematuhi persyaratan hukum dan peraturan terkait pemulihan bencana dan perlindungan data. Banyak negara mewajibkan perusahaan untuk memiliki DRP yang sesuai dengan tingkat risiko bisnis mereka.
DRP harus mencakup perlindungan data pribadi pelanggan dan mematuhi standar keamanan data yang berlaku. Oleh karena itu, perusahaan perlu merancang DRP dengan memperhatikan aspek kepatuhan hukum dan secara aktif memantau perubahan peraturan yang dapat memengaruhi implementasinya.
Contoh Disaster Recovery Plan pada Perusahaan IT
Contoh kasus Disaster Recovery Plan (DRP) pada perusahaan IT dapat diilustrasikan melalui beberapa kasus nyata yang menunjukkan bagaimana organisasi mengelola risiko dan memulihkan operasi setelah bencana. Berikut adalah beberapa contoh Disaster Recovery Plan:
1. Plan Pemulihan Data
Plan pemulihan data berfokus pada memastikan data penting perusahaan tetap aman dan dapat dipulihkan dengan cepat saat terjadi bencana. Tim TI dan Administrator Database bertanggung jawab atas pelaksanaan backup data secara berkala.
Tujuannya untuk memastikan data tersimpan aman di lokasi luar kantor, serta menyiapkan prosedur pemulihan darurat. Dengan langkah-langkah ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan data dan menjaga kelangsungan operasional.
2. Plan Pemulihan Sistem
Plan Pemulihan Sistem bertujuan memulihkan sistem komputer utama perusahaan, seperti server dan jaringan, dengan tim TI dan Administrator Sistem sebagai penanggung jawabnya.
Langkah pertama adalah menentukan sistem kritis yang perlu dipulihkan secara prioritas. Selanjutnya, tim menyusun daftar perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk proses pemulihan. Mereka juga harus menyiapkan ruang cadangan agar sistem dapat beroperasi sementara selama masa pemulihan.
3. Plan Komunikasi Krisis
Plan komunikasi krisis bertujuan pada pengelolaan komunikasi internal dan eksternal selama terjadinya bencana. Manajemen senior dan tim komunikasi bertanggung jawab memastikan karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis mendapatkan informasi yang jelas dan tepat waktu.
Untuk mengoptimalkan respons, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah penyusunan daftar kontak darurat, pembuatan pesan krisis yang telah disetujui sebelumnya, serta pengaturan saluran komunikasi alternatif agar informasi tetap tersampaikan meskipun terjadi gangguan.
4. Plan Pemulihan Aplikasi
Plan pemulihan aplikasi berfokus pada pemulihan aplikasi yang digunakan dalam operasional perusahaan, terutama perangkat lunak bisnis yang bersifat kritis. Tim TI dan Administrator Aplikasi bertanggung jawab dalam merancang dan mengimplementasikan rencana ini.
Langkah-langkah yang harus diambil meliputi penyusunan daftar aplikasi yang perlu dipulihkan, identifikasi versi perangkat lunak yang diperlukan, serta persiapan prosedur pengujian untuk memastikan aplikasi berfungsi dengan baik setelah pemulihan.
5. Plan Pemulihan Fasilitas
Plan pemulihan fasilitas berfokus pada upaya memulihkan lokasi operasional perusahaan, termasuk gedung kantor dan pusat data, setelah terjadi bencana. Tim TI dan manajemen fasilitas bertanggung jawab dalam melaksanakan rencana ini.
Tahapan proses yang perlu dilakukan mencakup penilaian kerusakan fisik dan keamanan lokasi, pengaturan fasilitas sementara jika dibutuhkan, serta koordinasi untuk memperbaiki dan memulihkan fasilitas secepat mungkin.
6. Plan Pengamanan Data
Plan pengamanan data melibatkan berbagai langkah untuk melindungi data selama terjadinya bencana, termasuk melawan ancaman siber. Tim Keamanan Informasi dan Administrator Jaringan bertanggung jawab dalam memastikan keamanan data tetap terjaga.
Beberapa tindakan penting yang harus dilakukan antara lain mengamankan akses ke data sensitif, melakukan pemantauan keamanan secara ketat, serta mengaktifkan firewall dan perlindungan terhadap malware agar data tetap terlindungi dari serangan berbahaya.
7. Plan Pemulihan Karyawan
Plan pemulihan karyawan fokus pada kesejahteraan karyawan dan memastikan mereka bisa kembali bekerja setelah bencana. Manajemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
Serangkaian tindakan yang diperlukan adalah dengan memberikan informasi terkini kepada karyawan tentang status operasional perusahaan, mengatur tempat kerja sementara jika diperlukan, serta menyusun rencana kesiapan untuk membantu karyawan menghadapi situasi darurat dengan baik.
8. Plan Pemulihan Keuangan
Plan pemulihan keuangan berfokus pada pemulihan aspek finansial perusahaan setelah bencana terjadi. Tim Keuangan dan Manajemen Keuangan bertanggung jawab untuk memastikan stabilitas anggaran pasca-bencana.
Beberapa cara pemulihan yang diperlukan termasuk mengidentifikasi sumber daya keuangan darurat, menilai kerugian yang dialami selama bencana, dan menyusun rencana pemulihan anggaran yang efektif.
9. Plan Pemulihan Pasokan
Plan pemulihan pasokan mencakup pemulihan seluruh rantai pasokan perusahaan, termasuk pemasok dan mitra bisnis. Manajemen Operasi dan tim Pasokan bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
Terdapat beberapa tindakan yang perlu dilakukan meliputi menilai dampak bencana terhadap pasokan, mengidentifikasi pemasok alternatif, serta memastikan komunikasi yang lancar dengan mitra bisnis.
10. Plan Pemulihan Layanan Pelanggan
Plan pemulihan layanan pelanggan berfokus pada bagaimana perusahaan akan tetap melayani pelanggan selama masa bencana dan pemulihan. Tim Layanan Pelanggan bersama tim Komunikasi bertanggung jawab menyusun rencana ini.
Langkah-langkah yang diperlukan meliputi menyusun pesan komunikasi yang jelas bagi pelanggan, mengatur layanan darurat jika dibutuhkan, dan memberikan informasi terkait proses pemulihan kepada pelanggan secara tepat waktu.
11. Plan Pemulihan Jaringan
Plan pemulihan jaringan bertujuan untuk memulihkan jaringan komunikasi dan Internet perusahaan, dengan penanggung jawab langsung adalah tim TI dan Administrator Jaringan, sehingga perusahaan dapat kembali beroperasi secara optimal setelah terjadinya gangguan.
Tindakan yang diperlukan dalam rencana ini meliputi identifikasi penyedia layanan jaringan alternatif, pengaturan pemulihan jaringan yang cepat, serta memastikan ketersediaan koneksi Internet yang andal.
12. Plan Pemulihan Kepemimpinan
Rencana ini berfokus pada pemulihan kepemimpinan perusahaan dengan menyediakan langkah-langkah untuk mengganti manajemen kunci jika diperlukan. Dewan Direksi dan Manajemen Senior akan menjadi penanggung jawab langsung dalam proses ini.
Tindakan yang perlu diambil meliputi menetapkan manajemen darurat, mengidentifikasi kandidat pengganti untuk manajemen utama, dan melatih manajemen pengganti agar siap menjalankan tugasnya dengan efektif.
Pentingnya Disaster Recovery Plan bagi Perusahaan IT
Dengan mengimplementasikan 12 contoh disaster recovery plan yang telah dibahas, perusahaan dapat meningkatkan kesiapan dan respons terhadap berbagai skenario darurat. Mengingat kompleksitas dan ketidakpastian dalam dunia digital saat ini, memiliki DRP adalah sebuahkeharusan bagi setiap perusahaan untuk mengurangi risiko kerugian.
Keberadaan rencana pemulihan yang matang akan menambah kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan, sekaligus membantu perusahaan tetap berada di jalur kesuksesan meski menghadapi tantangan yang tidak terduga.
