Untuk mendukung kemajuan bisnis saat ini, Microsoft melalui Microsoft 365 memperkenalkan salah satu aplikasi unggulannya, yaitu SharePoint. Bagi banyak perusahaan, SharePoint telah menjadi alat yang sangat berguna untuk membuat laman website. Namun, aplikasi ini memiliki potensi yang jauh lebih luas dari sekadar platform pembuatan website.
SharePoint adalah layanan berbasis cloud yang dirancang untuk mendukung berbagai jenis bisnis. Melalui aplikasi ini, pengguna dapat menyimpan, mengatur, mengakses, dan berbagi informasi dari berbagai perangkat, seperti laptop, ponsel, komputer, atau tablet. Akses ke SharePoint hanya memerlukan peramban seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, atau Microsoft Edge.
Apa Itu Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint adalah salah satu produk unggulan dari Microsoft yang dirancang untuk membantu kemajuan bisnis Anda. Aplikasi ini sering digunakan oleh perusahaan untuk membuat laman website yang profesional dan fungsional. Namun, fungsi SharePoint tidak terbatas pada pembuatan website saja. Keunggulan utamanya terletak pada kemampuannya meningkatkan kolaborasi dan efisiensi dalam manajemen informasi.
Dengan memanfaatkan SharePoint, Anda dapat dengan mudah berbagi berbagai jenis informasi dan dokumen dengan anggota tim atau mitra bisnis. Aplikasi ini memungkinkan akses, penyimpanan, dan pengaturan data secara efisien, yang sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis. Baik untuk kolaborasi internal maupun eksternal, SharePoint menawarkan solusi yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Fitur Microsoft Sharepoint
Microsoft SharePoint menyediakan berbagai fitur utama yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas tim dan efisiensi operasional bisnis Anda. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Situs
Salah satu fitur unik dari SharePoint adalah kemampuan untuk membuat situs. Setiap situs yang dibuat menggunakan SharePoint dilengkapi dengan pustaka dokumen yang terpisah, memungkinkan Anda untuk mengorganisir file-file yang tidak saling berhubungan secara terpisah. Ini sangat berguna dalam organisasi dengan berbagai departemen atau proyek yang memerlukan ruang kerja terpisah.
SharePoint menyediakan dua jenis situs, yaitu situs tim dan situs komunikasi. Situs tim digunakan untuk kolaborasi dan pengelolaan dokumen secara bersama-sama, sementara situs komunikasi dirancang menyajikan informasi kepada audiens lebih luas, seperti seluruh perusahaan atau departemen. Fitur situs ini memungkinkan penyesuaian yang mendalam, mulai dari metadata file hingga desain situs itu sendiri.
2. Penulisan Bersama
Salah satu fitur yang sangat berguna dalam SharePoint adalah kemampuan untuk melakukan penulisan kolaboratif secara bersamaan. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk mengedit dokumen secara real-time bersama-sama, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan lebih efisien.
Dalam lingkungan kerja yang semakin kolaboratif, kemampuan melihat siapa yang sedang aktif mengedit dokumen dan apa yang sedang mereka kerjakan memberikan transparansi yang sangat diperlukan. Ini juga mengurangi risiko konflik pengeditan dan kesalahan, karena semua orang bekerja pada versi dokumen yang sama.
Selain itu, fitur penulisan bersama ini terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, seperti Word dan Excel, yang memungkinkan pengguna untuk bekerja secara langsung di aplikasi yang familiar sambil tetap terhubung ke SharePoint.
3. Check-in dan Checkout
Untuk memastikan bahwa dokumen penting dikelola dengan benar, SharePoint juga dilengkapi fitur check-in dan check-out. Fitur ini memungkinkan pengguna mengunci dokumen saat sedang diubah, sehingga tidak ada orang lain yang dapat mengeditnya sampai perubahan selesai dan dokumen di-check-in kembali.
Fitur ini sangat berguna ketika ada perubahan signifikan yang perlu dilakukan, atau ketika dokumen perlu ditinjau tanpa intervensi dari pengguna lain. Check-in dan check-out juga memastikan bahwa revisi dokumen dapat dikelola dengan lebih baik, menghindari potensi kekacauan akibat pengeditan yang tidak terkendali.
4. Pembuatan Versi
Pembuatan versi adalah salah satu fitur kunci dalam SharePoint yang melacak setiap perubahan yang terjadi pada dokumen. Baik itu perubahan kecil maupun besar, fitur ini akan menyimpan arsip dari semua versi dokumen sebelumnya.
Adanya fitur ini, pengguna dapat memantau perkembangan dokumen selama masa pakainya, melihat bagaimana perubahan dilakukan, dan kapan saja kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan. Ini sangat berguna saat terjadi kesalahan dalam pengeditan atau saat perubahan yang dilakukan perlu ditinjau kembali.
5. Log Audit
Log audit di SharePoint merupakan fitur penting yang secara terus-menerus memantau setiap tindakan yang dilakukan oleh pengguna di sistem, serta mencatat kapan tindakan tersebut dilakukan. Ini adalah fitur krusial bagi perusahaan yang memerlukan pemantauan dan pelacakan aktivitas pengguna, terutama saat menggunakan alat penulisan bersama.
Dengan log audit, setiap perubahan yang dibuat pada dokumen bersama dapat dilacak dengan mudah, memberikan visibilitas penuh terhadap siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan tersebut dilakukan. Fitur ini menjadi sangat penting bagi bisnis yang beroperasi di industri yang diatur secara ketat, di mana regulasi mewajibkan adanya catatan rinci tentang semua aktivitas yang terjadi di dalam sistem.
6. Sinkronisasi File
SharePoint memungkinkan sinkronisasi file secara otomatis melalui OneDrive, sehingga file yang ada di SharePoint dapat disinkronkan antara hard drive lokal dan cloud. Fitur ini sangat membantu bagi pengguna yang perlu mengakses dan mengedit dokumen secara offline. Saat pengguna tidak memiliki akses internet, mereka dapat melakukan pengeditan pada salinan lokal dari dokumen tersebut.
Begitu mereka kembali online, perubahan yang dilakukan akan otomatis diunggah ke versi cloud dari dokumen tersebut, memastikan bahwa semua pembaruan tetap sinkron. Sinkronisasi file ini tidak hanya memudahkan akses offline, tetapi juga meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas tim. Dengan fitur ini, pengguna dapat terus bekerja meskipun tidak terhubung ke internet, tanpa khawatir kehilangan data.
7. Pengaturan Izin Pengguna
Pengaturan izin pengguna adalah fitur penting dalam SharePoint yang memungkinkan administrator untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses, melihat, mengedit, atau bahkan menghapus dokumen tertentu. Fitur ini sangat penting untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan data dalam suatu organisasi.
Dengan fitur pengaturan izin yang mendetail, administrator memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki hak akses yang tepat yang dapat melihat informasi yang sensitif atau penting. Pengaturan izin pengguna juga membantu dalam menjaga integritas data, terutama di lingkungan bisnis yang kompleks di mana banyak pengguna terlibat.
Kelebihan Microsoft Sharepoint
Penggunaannya yang fleksibel dan kemudahan akses di berbagai perangkat membuat SharePoint menjadi pilihan utama bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan kolaborasi tim. Berikut adalah beberapa kelebihan utama Microsoft SharePoint yang dapat mendukung bisnis Anda.
1. Berbagi dan Berkolaborasi Lebih Mudah dan Tanpa Hambatan
Salah satu keunggulan utama dari SharePoint adalah kemampuannya mempermudah berbagi dan berkolaborasi dalam lingkungan bisnis. Aplikasi ini memungkinkan setiap tim, divisi, departemen, dan bagian proyek dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan beroperasi dengan lebih dinamis.
Dengan SharePoint, Anda dapat mudah membagikan data, file, dokumen, dan berita kepada seluruh anggota tim, tanpa terbatas oleh lokasi geografis. Kolaborasi dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja melalui berbagai perangkat, seperti Mac, komputer, ponsel, dan tablet.
2. Mudah dalam Mengatur dan Membuat Perubahan
Selain kemudahan dalam berbagi dan berkolaborasi, SharePoint juga menawarkan fitur yang memudahkan pengguna dalam mengatur dan membuat perubahan terhadap proses yang sedang berjalan. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, perubahan tugas, pemberitahuan, persetujuan pekerjaan, hingga alur atau proses kerja yang kompleks dapat terjadi sewaktu-waktu. SharePoint memfasilitasi hal ini dengan menyediakan daftar aplikasi yang terintegrasi dengan alat pendukung seperti PowerApps dan Microsoft Flow.
3. Efektif dalam Menyampaikan Informasi pada Organisasi
Microsoft SharePoint juga dikenal salah satu aplikasi terbaik untuk menyampaikan informasi secara efektif kepada seluruh organisasi. Melalui situs komunikasi yang disediakan, Anda dapat menyebarkan informasi penting dengan cepat kepada seluruh anggota tim. Fitur ini memungkinkan perusahaan menciptakan komunikasi lebih terstruktur dan memastikan bahwa pesan penting tidak terlewatkan oleh siapa pun.
4. Intranet Cerdas di Mana Saja, Kapan Saja
Salah satu daya tarik utama dari SharePoint adalah fleksibilitasnya sebagai intranet cerdas yang dapat diakses dari berbagai perangkat. Aplikasi ini dapat diinstal di komputer, ponsel, tablet, iPhone, Mac, hingga iPad, memberikan kemudahan akses tanpa batas. Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dan tugas kapan saja dan di mana saja, tanpa harus terikat dengan lokasi tertentu.
Kekurangan Microsoft Sharepoint
Meskipun Microsoft SharePoint dikenal dengan banyak kelebihannya, tidak ada aplikasi yang sempurna, dan SharePoint juga memiliki beberapa kekurangan. Salah satu kelemahan utamanya adalah ketergantungannya pada koneksi internet. Bahkan setelah Anda membayar biaya berlangganan, Anda tetap harus terhubung ke internet untuk mengakses dan menggunakan fitur-fitur SharePoint.
Ketergantungan ini bisa menjadi masalah terutama bagi pengguna yang berada di area dengan konektivitas internet yang tidak stabil atau terbatas. Selain itu, jika terjadi gangguan pada jaringan internet, akses ke data dan fitur SharePoint akan terhambat, tentu dapat mengganggu operasional bisnis.
Selain ketergantungan pada internet, biaya berlangganan juga menjadi salah satu pertimbangan bagi perusahaan yang ingin menggunakan SharePoint. Meskipun aplikasi ini menawarkan fitur yang sangat lengkap, pengguna harus berlangganan sesuai kebutuhan, baik secara bulanan maupun tahunan. Biaya langganan ini bervariasi tergantung pada paket yang dipilih dan jumlah pengguna dalam organisasi.
Harga Microsoft Sharepoint
Terdapat tiga paket utama yang disediakan, masing-masing dirancang untuk menawarkan solusi yang sesuai dengan berbagai tingkat kebutuhan dan ukuran tim. Berikut adalah rincian dari setiap paket harga beserta fitur yang disertakan.
1. SharePoint Online Paket 1
SharePoint Online Paket 1 dapat diperoleh dengan harga $5 per pengguna per bulan, dengan syarat komitmen tahunan. Paket ini memberikan akses dasar yang cukup untuk tim kecil hingga menengah, termasuk penyimpanan OneDrive sebesar 1 TB. Adanya paket ini, Anda akan mendapatkan berbagai fitur penting seperti alat manajemen dokumen, berbagi file yang aman, dan sinkronisasi file untuk akses offline.
Selain itu, paket ini juga mencakup penulisan bersama, situs tim, dan situs komunikasi yang memudahkan kolaborasi internal. Dukungan pelanggan juga tersedia sepanjang waktu melalui telepon dan web, memastikan bahwa Anda dapat mengatasi masalah teknis kapan saja.
2. Office 365 E3
Paket Office 365 E3, dengan harga $20 per bulan per pengguna, adalah opsi paling lengkap dan komprehensif. Paket ini menyediakan akses penuh ke berbagai produk Microsoft Office 365, seperti Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher, dan Access. Selain aplikasi Microsoft Office yang populer, paket ini juga mencakup akses ke layanan tambahan seperti Exchange, Skype for Business, Teams, Yammer, dan Delve.
Fitur-fitur ini mendukung kolaborasi dan komunikasi lebih efektif di seluruh organisasi. Dengan Office 365 E3, tim Anda akan mendapatkan alamat domain email khusus dan penyimpanan email yang tidak terbatas, serta kemampuan untuk mengadakan konferensi video online. Dukungan telepon dan web 24/7 juga disediakan, memastikan bahwa tim Anda dapat mengatasi masalah teknis kapan saja.
Pentingnya Microsoft SharePoint untuk Perusahaan Anda
Microsoft SharePoint adalah alat tak ternilai bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan kolaborasi dalam organisasi mereka. Dengan kemampuan menyimpan, mengelola, dan berbagi informasi secara terpusat, SharePoint memungkinkan tim untuk bekerja lebih terkoordinasi dan produktif. Fitur-fitur canggih seperti kontrol versi dokumen, integrasi dengan Microsoft Office, dan alat kolaborasi real-time membuatnya menjadi solusi ideal untuk mengelola proyek dan dokumen secara efektif.
Selain itu, SharePoint juga mendukung keamanan data dan manajemen izin yang ketat, memastikan bahwa informasi sensitif hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan kolaborasi antar departemen, Microsoft SharePoint adalah investasi yang sangat berharga. Implementasi SharePoint tidak hanya mempermudah akses informasi, tetapi juga meningkatkan transparansi dan keterhubungan dalam seluruh organisasi.
