Pengumpulan data dan feedback menjadi tantangan utama bagi banyak orang. Mungkin Anda merasa kesulitan untuk menemukan alat yang efektif dan efisien? Microsoft Forms adalah solusi ideal yang mungkin Anda butuhkan.
Dengan Microsoft Forms, Anda dapat membuat survei, kuis, dan formulir secara mudah dan cepat. Tak hanya itu, alat ini juga menawarkan berbagai fitur yang mempermudah pengumpulan dan analisis data.
Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu Microsoft Forms, kelebihan-kelebihannya, serta cara membuat dan menggunakannya. Temukan bagaimana alat ini dapat menyederhanakan tugas Anda dan meningkatkan efisiensi kerja.
Apa itu Microsoft Forms?
Microsoft Forms adalah alat canggih yang memudahkan pembuatan formulir dan survei. Dengan perangkat ini, Anda dapat membuat survei, kuis, dan polling dengan mudah, serta mengumpulkan tanggapan secara real-time dari kolaborator, kolega, dan pihak lain.
Microsoft Forms memungkinkan Anda untuk mengundang orang untuk merespons menggunakan berbagai browser web atau perangkat seluler. Selain itu, alat ini menyediakan analitik bawaan untuk mengevaluasi respons dan memungkinkan ekspor hasil ke Excel untuk analisis lebih lanjut.
Tidak hanya sebagai pembuat formulir, Microsoft Forms juga berfungsi sebagai alat visualisasi data dengan fitur pembuatan grafik otomatis. Aplikasi ini bermanfaat untuk mengukur kepuasan konsumen, mengumpulkan feedback, dan mendukung perencanaan keputusan berbasis data.
Namun perlu diketahui bahwa Microsoft Forms bukan pengganti Microsoft InfoPath. Terakhir, yang dapat menggunakan alat ini adalah pelanggan Office 365 Education, aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis, serta pengguna akun Microsoft seperti Hotmail, Live, atau Outlook.com.
Fungsi Microsoft Forms
Microsoft Forms adalah alat yang sangat berguna untuk membuat dan mengelola formulir, kuis, dan survei dengan mudah. Berikut adalah berbagai fungsi Microsoft Forms yang dapat Anda manfaatkan:
- Menyiapkan Microsoft Forms: Anda bisa memulai dengan menyiapkan formulir sesuai kebutuhan, mengatur keamanan dan privasi, serta mengelola penyimpanan data. Anda juga memiliki opsi untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Microsoft Forms sesuai dengan kebijakan organisasi.
- Kustomisasi Formulir: Anda dapat mempercantik formulir dengan menambahkan logo, gambar, atau video. Ini termasuk menambahkan gambar ke header, menyesuaikan ukuran gambar, atau menghapus gambar yang tidak diperlukan. Menambahkan video ke pertanyaan juga menjadi opsi untuk meningkatkan interaktivitas.
- Berbagi dan Berkolaborasi: Microsoft Forms memudahkan untuk berbagi formulir dengan kolega atau menggunakan formulir sebagai templat. Anda bisa berkolaborasi dalam pembuatan kuis atau formulir dan membagikannya agar dapat digunakan oleh orang lain.
- Integrasi dengan Produk Office: Sisipkan kuis, survei, atau formulir ke dalam aplikasi Office lainnya seperti Sway, OneNote, OneDrive for Business, Excel Online, dan PowerPoint. Anda juga bisa membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada formulir langsung di Microsoft Teams.
- Pengelolaan Formulir: Anda dapat melakukan berbagai pengaturan tambahan seperti menambahkan bagian ke survei, menggunakan percabangan, mengubah tema, menyalin, menghapus, atau mencetak formulir. Anda juga bisa mengatasi masalah seperti data yang hilang dan mendapatkan umpan balik dari pengguna.
Cara Menggunakan Microsoft Forms
Pada dasarnya, cara menggunakan Microsoft Forms hanya 3 yaitu membuat, membagikan, dan melihat feedback. Nah, di bawah ini panduan lengkap untuk melakukannya:
1. Cara membuat formulir
Microsoft Forms adalah alat yang memungkinkan Anda membuat formulir, survei, dan kuis secara online dengan mudah. Untuk memulai membuat formulir di Microsoft Forms, ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke Akun: Kunjungi laman office.com dan masuk dengan akun Microsoft Anda. Pilih “Forms” dari daftar aplikasi, atau buka langsung laman Microsoft Forms untuk akses lebih cepat.
- Mulai Formulir Baru: Di layar beranda Microsoft Forms, pilih opsi “New Form” dan klik “Untitled Form“. Tambahkan judul dan deskripsi yang sesuai untuk formulir Anda.
- Tambahkan Pertanyaan: Klik opsi “Add New” untuk mulai menambahkan pertanyaan ke formulir.
Anda dapat memilih dari berbagai jenis pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan Anda:
- Choice: Pilihan ganda yang memungkinkan audiens memilih satu atau lebih jawaban.
- Text: Meminta audiens untuk mengetikkan jawaban mereka secara manual.
- Rating: Memungkinkan audiens memberikan nilai dari 0 hingga 10 untuk tiap jawaban.
- Date: Meminta audiens memilih tanggal tertentu.
- Ranking: Memungkinkan audiens memberikan peringkat untuk jawaban yang ada dalam formulir.
Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat membuat formulir yang sesuai dengan kebutuhan pengumpulan data atau feedback Anda secara efisien.
2. Cara membagikan formulir
Microsoft Forms memudahkan proses berbagi formulir dengan fitur sharing-nya yang user-friendly. Berikut adalah langkah-langkah untuk membagikan formulir Anda:
- Klik Bagian Share: Buka laman Microsoft Forms dan klik opsi “Share” yang terletak di bagian atas halaman.
- Pilih Opsi Pembagian: Anda dapat memilih untuk memberikan akses kepada kolega tertentu atau kepada semua orang di perusahaan, tergantung pada kebutuhan Anda.
- Dapatkan Link: Di bagian kanan bawah laman, terdapat dua opsi. Pilih “Get a link to view and edit” untuk mendapatkan tautan yang memungkinkan penerima melihat dan mengedit formulir.
- Sebarkan Link: Setelah mendapatkan tautan, kirimkan link tersebut melalui email kepada rekan kerja atau pihak yang membutuhkan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat dengan mudah membagikan formulir dan mengumpulkan data secara efisien.
3. Cara melihat feedback
Setelah membagikan formulir menggunakan Microsoft Forms, Anda tentu ingin memantau hasil dan feedback dari penerima. Untuk melihat feedback, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka Dokumen Formulir: Akses formulir yang telah Anda bagikan melalui Microsoft Forms.
- Klik Responses: Pada dokumen formulir, pilih tab “Responses” untuk melihat hasilnya.
Di sini, Anda akan menemukan jawaban dan umpan balik dari audiens dalam bentuk data yang terorganisir dengan baik. Data ini memudahkan Anda untuk menganalisis dan memahami tanggapan yang diterima. Dengan Microsoft Forms, memantau dan mengevaluasi feedback menjadi lebih mudah dan efisien.
Kelebihan Microsoft Forms
Microsoft Forms menawarkan berbagai kelebihan yang bermanfaat untuk berbagai keperluan bisnis dan organisasi.
- Dengan Microsoft Forms, bisnis dapat menyaring data dengan lebih efisien, mempermudah proses pengumpulan dan analisis informasi.
- Alat ini juga memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk mendukung rekreasi internal perusahaan, seperti survei kepuasan karyawan atau feedback acara.
- Microsoft Forms memperlancar hubungan kolaboratif antar departemen dengan memudahkan pembagian informasi dan pengumpulan input dari berbagai pihak.
- Microsoft Forms bisa menjadi sarana yang efektif untuk membuat acara pelatihan lebih interaktif, memungkinkan peserta untuk berpartisipasi aktif melalui kuis dan survei.
Mengoptimalkan Pengumpulan Data dengan Microsoft Forms
Microsoft Forms adalah solusi yang efektif dan efisien untuk mengelola berbagai jenis pengumpulan data dan feedback. Alat ini mempermudah pembuatan survei, kuis, dan formulir dengan fitur yang memungkinkan kustomisasi dan integrasi dengan aplikasi Office lainnya.
Microsoft Forms tidak hanya mendukung efisiensi kerja, tetapi juga memperkuat kolaborasi dan interaktivitas dalam lingkungan bisnis dan pendidikan. Dengan semua kelebihan ini, Microsoft Forms merupakan alat yang sangat berguna untuk memenuhi berbagai kebutuhan pengumpulan data Anda.
