12 Cara Agar Email Anda Tidak Masuk Spam Penerima

Email yang Anda kirimkan mungkin tidak sampai ke penerima, dan ini sering kali disebabkan oleh masalah klasik, yaitu email masuk ke folder spam. Hal ini tentu membuat frustasi, terutama jika pesan tersebut penting. Kenapa email masuk ke spam?

Banyak faktor yang mempengaruhi, mulai dari konten hingga pengaturan pengirim. Namun, ada cara agar email tidak masuk spam dan sampai ke inbox penerima. Dalam artikel ini, kami akan membagikan 12 cara efektif untuk memastikan email tetap di jalur yang benar.

Dengan tips yang tepat, Anda dapat meningkatkan peluang email dibaca dan direspon dengan baik. Baca selengkapnya di bawah ini!

12 Cara Agar Email Tidak Masuk Spam

Terdapat 12 cara agar email tidak masuk spam yang dapat Anda ikuti. Cek caranya di bawah ini!

1. Menggunakan layanan email terpercaya

Untuk memastikan supaya email tidak masuk spam, langkah pertama yang perlu diambil adalah menggunakan layanan email terpercaya. Pilihlah penyedia email yang populer dan memiliki reputasi baik, seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo, karena layanan ini dapat meningkatkan kepercayaan terhadap email.

Sebaliknya, hindari menggunakan layanan yang kurang dikenal dalam hal keamanan dan privasi, seperti Yandex Mail, 163.com, dan Mail.ru, karena pesan Anda berisiko besar masuk ke spam atau bahkan diblokir.

Jika mengirim email atas nama perusahaan, gunakan alamat email dengan domain perusahaan. Penggunaan domain perusahaan akan lebih meyakinkan dan sulit untuk dipalsukan dibandingkan dengan alamat email pribadi atau domain gratis.

Jika terlanjur melakukan kesalahan yang membuat email dianggap spam, segera evaluasi kesalahan tersebut. Perbaiki kesalahan yang ada, seperti mengirimkan email tindak lanjut, dan pastikan untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa mendatang.

2. Hindari kata kunci yang mengarah ke spam

Untuk memastikan email tidak masuk ke folder spam, penting untuk menghindari penggunaan kata kunci yang sering diidentifikasi sebagai spam. Kata atau frasa yang bombastis dan mengandung iming-iming biasanya mencurigakan dan dapat dianggap sebagai penipuan.

Misalnya, jika mengirimkan surat niaga, sebaiknya hindari kata-kata seperti milyader, jutawan, promosi heboh, atau penggunaan berlebihan kata gratis. Gantilah dengan istilah yang lebih realistis dan jelas.

Spam filter yang diterapkan oleh penyedia layanan email secara otomatis memindahkan email yang mengandung spam word ke dalam folder spam. Berikut adalah daftar kata-kata yang sebaiknya dihindari untuk menjaga agar email tetap sampai ke inbox penerima:

Commercial words: clearance, amazing stuff, buy direct, shopper, order status, sale, claim, no fees
Istilah terkait Financial: benefit, cash, credit, money, lowest price, money back, bargain, best price, bonus, save up to, profit, get paid
Income/ pendapatan: earn money, make money, expect to earn, double your, extra cash, extra income, insurance, guarantee, earn per week, million dollars
Marketing terms: click, click to remove, click below, subscribe, search engines, don’t delete, marketing solution
Kata-kata Numbers and offers: #1, 100% free, 50%, 100% satisfied, thousand, being a member, deal, giveaway, prize, you are winner!, you have been selected, month trial offer, $$$
Kata-kata terindikasi Free: free gift, free installation, free grant money, free membership, free trial, free offer, free sample
Call to action (Kalimat Ajakan): visit our website, click here, give it away, sign up free today, see first, compare
Kata- kata Sense of urgency: only today, time limited, act now, get it now, urgent, for only, apply now, order now, last chance, instant
Kata-kata yang berkaitan dengan Makanan: lose weight, stay in shape, hungry

3. Menggunakan subjek pesan yang jelas

Salah satu cara agar email tidak masuk spam adalah dengan memastikan subjek pesan Anda jelas dan informatif. Email sering kali masuk ke folder spam karena subjek yang ambigu, berlebihan, atau terlalu bertele-tele.

Hindari subjek yang tidak jelas dan langsung gunakan frasa yang menggambarkan isi email. Misalnya, jika mengirimkan penawaran diskon untuk suatu acara, gunakan subjek seperti DISKON SPESIAL OKTOBER atau PENAWARAN HARGA SPESIAL OKTOBER.

Selain subjek yang jelas, konten email juga menjadi indikator penting dalam mencegah email masuk ke folder spam. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat konten email yang baik:

Sesuaikan dengan ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Gunakan huruf kapital di awal kalimat dan tanda baca yang tepat. Hindari penggunaan huruf kapital semua.
Pastikan judul dan subjek email sesuai dengan kontennya.
Hindari ejaan alay, seperti “Cek 3m4il S@ya”.
Lakukan pemindaian terlebih dahulu menggunakan aplikasi spam email, seperti Litmus.
Jangan menggunakan kata-kata yang berbau pornografi.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meningkatkan peluang email sampai ke inbox penerima dan menghindari folder spam.

4. Kirim pesan ke alamat email yang valid

Untuk memastikan pesan Anda tidak masuk ke folder spam, kirimkan email ke alamat yang valid dan dapat diakses. Pesan Anda bisa dianggap mencurigakan dan langsung diarahkan ke spam jika alamat yang dicantumkan tidak dapat diakses atau tampak tidak valid.

Oleh karena itu, penting untuk menghindari penggunaan alamat email yang terlihat mencurigakan atau tidak dikenal. Selain itu, membangun kredibilitas dalam pengiriman email juga sangat penting.

Jadi, pastikan IP address yang digunakan untuk mengirim email terdaftar dan memiliki reputasi baik. IP address adalah sekumpulan angka unik yang ditetapkan kepada pengirim oleh Penyedia Layanan Internet (ISP) dan digunakan untuk mengirim email atas nama domain.

Sebagai informasi tambahan bahwa ada dua tipe IP address yang perlu Anda ketahui:

IP address jenis Shared: Alamat ini digunakan secara bersamaan dengan pengguna lain, sehingga sering kali memiliki reputasi buruk untuk pengiriman email.
IP address jenis Dedicated: Alamat ini hanya digunakan oleh satu pengguna, sehingga memiliki kredibilitas yang lebih baik.

5. Gunakan verifikasi domain

Salah satu cara agar email tidak masuk spam saat dikirim adalah dengan melakukan verifikasi domain. Proses verifikasi domain memastikan bahwa individu atau organisasi memiliki kontrol dan otoritas atas domain yang digunakan.

Tujuannya adalah untuk melindungi integritas serta keamanan sistem komunikasi elektronik, seperti email, serta mencegah penyalahgunaan dan pemalsuan identitas. Untuk verifikasi domain, Anda dapat menerapkan beberapa teknik, seperti:

SPF (Sender Policy Framework)
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Dengan menerapkan verifikasi domain, reputasi dan kredibilitas pesan massal yang Anda kirimkan akan meningkat. Selain itu, untuk menjaga agar email tidak masuk ke bagian spam, penting untuk memeriksa reputasi secara rutin.

Gunakan alat gratis seperti https://reputationauthority.org untuk mengecek reputasi email. Alat ini memberikan status, dimana warna hijau menunjukkan reputasi baik, kuning menunjukkan masalah, dan merah menunjukkan reputasi sangat buruk.

6. Beri tautan yang aman

Untuk memastikan email Anda tidak masuk ke folder spam, penting untuk mencantumkan tautan yang aman saat mengirimkan pesan. Saat mengirim email, biasanya menyertakan tautan menuju produk, penawaran diskon, atau situs web yang relevan bagi audiens.

Namun, sebelum mengirimkan tautan tersebut, pastikan bahwa tautan itu aman, yang biasanya memiliki URL mencurigakan atau tidak terkait dengan situs yang sebenarnya. Tautan semacam itu seringkali ditandai dengan kombinasi angka atau huruf acak, atau mengandung kata-kata yang tidak relevan dengan konten yang dijanjikan.

Selain itu, meskipun praktik memendekkan tautan menggunakan bit.ly terkesan praktis, metode ini dapat membuat email Anda lebih mudah terbaca sebagai spam.

7. Minta penerima memasukkan ke ‘Bukan Spam’

Jika telah melakukan berbagai cara agar email tidak masuk spam tetapi masih khawatir pesan tetap terjebak di folder spam, Anda bisa mengambil langkah tambahan.

Meminta penerima untuk mencentang ‘Bukan Spam’ cukup mudah. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda sampaikan:

Berikan instruksi langsung di dalam email, seperti “Jika email ini masuk ke folder spam, silakan klik ‘Bukan Spam’ untuk memastikan Anda menerima semua informasi penting dari kami.”
Jelaskan manfaat yang didapat penerima ketika melakukan tindakan ini, seperti tidak melewatkan informasi penting atau penawaran menarik.

8. Jangan mengirimkan lampiran mencurigakan

Lampiran dapat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi apakah pesan masuk ke folder spam atau tidak. Selain menyertakan tautan dalam pesan, perusahaan atau individu sering kali melampirkan dokumen dan file.

Namun, untuk menjaga agar email tidak masuk spam, penting untuk memperhatikan jenis lampiran yang dikirim. Sebisa mungkin, hindari mengirimkan lampiran mencurigakan seperti:

File eksekusi (.exe)
File arsip yang dilindungi sandi

9. Manfaatkan perangkat lunak spam checker

Untuk memastikan email tidak masuk ke folder spam, Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak spam checker. Jika merasa ragu terhadap konten email yang akan dikirimkan, alat ini sangat membantu dalam menganalisis dan menilai potensi email masuk ke dalam spam.

Berikut adalah beberapa perangkat lunak spam checker yang dapat digunakan:

SpamAssassin: Ini adalah perangkat lunak open-source yang terkenal dan dapat menganalisis email serta memberikan skor spam berdasarkan berbagai kriteria. Anda bisa menggunakan SpamAssassin sebagai filter spam di server email atau sebagai alat pengecekan sebelum mengirim email.
Mailwasher: Perangkat lunak ini memungkinkan untuk memeriksa email sebelum mengunduhnya ke komputer. Mailwasher memberikan informasi tentang status spam email dan memungkinkan untuk mengambil tindakan, seperti menghapus atau memindahkan email yang mencurigakan.

10. Hindari mengirimkan pesan massal langsung keseluruhan

Untuk menghindari email masuk ke spam, penting untuk tidak mengirimkan pesan massal secara langsung kepada seluruh daftar penerima. Bagi pemilik bisnis, mengirim konten kepada banyak orang adalah hal yang umum. Namun, jika rutin mengirimkan pesan, sebaiknya jangan mengirimkan semua pesan tersebut sekaligus.

Sebagai alternatif, Anda bisa membagi pengiriman menjadi beberapa batch. Misalnya, jika memiliki target mengirimkan pesan kepada seribu orang, bagi pengiriman menjadi tiga bagian, 300 orang pertama, 300 orang berikutnya, dan 400 orang terakhir. Dengan cara ini, Anda mengurangi risiko dinilai sebagai spam oleh penyedia layanan email.

11. Menggunakan SpamExpert

Salah satu cara agar email tidak masuk ke spam adalah dengan menggunakan SpamExpert. Banyak pengguna mengalami masalah di mana email yang dikirim melalui CPanel justru masuk ke folder spam, bukan inbox penerima.

Hal ini biasanya terjadi karena pengiriman email melalui hosting yang bersifat shared, di mana banyak pengguna lain menggunakan alamat email yang sama. SpamExpert Filtering dapat memastikan bahwa email sampai ke inbox penerima dan tidak terjebak di spam folder, asalkan konten atau isi email tidak mengandung elemen spam.

12. Aktifkan Fitur SPF dan DKIM

Salah satu cara agar email tidak masuk spam adalah dengan mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail).

SPF adalah metode autentikasi yang menggunakan alamat IP untuk membandingkan pengirim email dengan daftar IP yang diotorisasi dalam data DNS domain. Meskipun SPF tidak menghentikan spam, ia berfungsi untuk mengontrol dan mencegah pemalsuan pengirim email.
DKIM adalah metode yang memvalidasi domain melalui tanda tangan kriptografi publik. Tanda tangan ini diverifikasi di sisi penerima menggunakan data DNS, membantu memastikan keaslian pengirim.

Jika menggunakan layanan email hosting, Anda dapat menemukan fitur SPF dan DKIM di cPanel hosting. Aktifkan kedua fitur ini untuk memastikan bahwa email yang dikirimkan benar-benar berasal dari alamat yang sah, sehingga membantu mencegah spam.

Jaga Agar Email Selalu Terkirim dan Sampai Tujuan!

Dengan menerapkan 12 cara yang telah dibahas, Anda dapat meningkatkan kemungkinan email yang dikirim sampai ke inbox penerima yang ditargetkan. Jadi, pastikan untuk menghindari praktik-praktik yang dapat membuat email masuk ke folder spam.

Ingat, setiap langkah yang diambil untuk memastikan pesan diterima dengan baik tidak hanya penting untuk komunikasi yang efektif, tetapi juga untuk membangun hubungan yang kuat dengan penerima. Dengan perhatian yang tepat terhadap detail ini, Anda dapat menghindari hal-hal yang dapat menghambat sampainya pesan penting.