Kementerian Kesehatan (Kemenkes) dan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) menerbitkan SEB tentang pembentukan Tim Tanggap Insiden Siber (TTIS). Bagi rumah sakit yang tercantum dalam lampiran SEB, regulasi ini menjadi acuan dalam memperkuat kesiapan menghadapi insiden siber.
Jadi, apa sebenarnya fungsi TTIS rumah sakit dan bagaimana cara membentuknya? Artikel ini akan membahas langkah-langkah yang perlu dipersiapkan.
Mengapa Rumah Sakit Memerlukan TTIS?
Saat ini, hampir seluruh rumah sakit mengandalkan sistem digital untuk menjalankan layanan sehari-hari. Mulai dari pendaftaran pasien, antrean layanan, rekam medis elektronik, pemeriksaan laboratorium, hingga peresepan obat dilakukan melalui sistem yang saling terhubung.
Ketika terjadi gangguan atau insiden siber, masalahnya tidak berhenti pada sistem yang tidak dapat diakses. Dampaknya dapat merambat ke berbagai layanan yang bergantung pada data dan aplikasi tersebut. Menurut Deputi BSSN, gangguan pada sistem IT rumah sakit bukan lagi sekadar insiden administratif, tetapi dapat berdampak langsung pada keselamatan pasien.
Dalam operasional rumah sakit, insiden siber bisa menyebabkan:
- Akses data pasien terhambat saat dibutuhkan tenaga kesehatan.
- Proses pelayanan di IGD, laboratorium, atau farmasi menjadi lebih lambat.
- Informasi pasien tidak dapat diakses atau diperbarui secara normal.
- Koordinasi antarunit terganggu karena sistem pendukung layanan tidak berfungsi.
- Data pasien berisiko diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
- Waktu pemulihan layanan menjadi lebih lama karena tidak ada alur respons yang jelas.
BSSN sendiri mencatat sekitar 56% anomali keamanan siber di sektor kesehatan dipicu oleh malware yang berkaitan dengan penggunaan perangkat lunak bajakan.
Saar insiden terjadi, respons rumah sakit sering kali bergantung pada tim IT. Padahal, tidak semua insiden dapat diselesaikan sebagai masalah teknis biasa.
Serangan malware, dugaan kebocoran data, atau gangguan sistem yang memengaruhi layanan pasien membutuhkan koordinasi lintas fungsi, mulai dari tim IT, manajemen, hingga unit pelayanan yang terdampak.
Tanpa adanya mekanisme yang jelas, setiap unit cenderung bekerja sendiri-sendiri. Tim IT fokus memulihkan sistem, unit pelayanan berupaya menjaga operasional tetap berjalan, sementara manajemen membutuhkan informasi yang akurat untuk mengambil keputusan.
Dalam kondisi seperti ini, keterlambatan koordinasi sering kali menjadi tantangan yang sama besarnya dengan insiden itu sendiri.
Keberadaan TTIS membantu rumah sakit untuk menangani situasi tersebut. Tim ini bertugas menerima laporan insiden, melakukan penilaian awal, menentukan prioritas penanganan, serta mengoordinasikan respons dengan pihak yang terlibat.
Baca Juga : Risiko Kebocoran Data dan Dampaknya pada UU PDP
Jika diperlukan, TTIS juga dapat berkoordinasi dengan Health CSIRT dan pihak terkait lainnya agar penanganan insiden berjalan lebih efektif.
Dengan adanya TTIS, selain menangani insiden siber, tetapi juga membantu menjaga keberlangsungan layanan yang bergantung pada sistem elektronik.
Langkah Membentuk TTIS Rumah Sakit
Pembentukan TTIS rumah sakit perlu dilakukan secara bertahap, mulai dari menilai kebutuhan internal hingga mengevaluasi kemampuan tim dalam menangani insiden. Pendekatan ini membantu rumah sakit membangun tim yang sesuai dengan sumber daya dan risiko operasionalnya.
1. Pahami Risiko dan Kebutuhan Rumah Sakit
Sebelum membentuk tim, Anda perlu mengetahui sistem mana yang paling penting bagi operasional rumah sakit. Gangguan pada SIMRS, rekam medis elektronik, laboratorium, farmasi, atau sistem pendukung lainnya tentu memiliki dampak yang berbeda.
Karena itu, petakan aset dan layanan yang digunakan rumah sakit, seperti:
- SIMRS dan rekam medis elektronik.
- Sistem laboratorium dan radiologi.
- Perangkat yang terhubung ke jaringan.
- Sistem atau layanan yang dikelola vendor.
- Data dan informasi yang bersifat sensitif.
Selain mengidentifikasi aset, Anda juga perlu memahami konsekuensi jika sistem tersebut mengalami gangguan. Hasil pemetaan ini akan membantu menentukan prioritas perlindungan, kebutuhan sumber daya, serta cakupan kerja TTIS sejak awal.
Komitmen direksi juga penting pada tahap ini. Dukungan manajemen akan memudahkan koordinasi lintas unit dan memastikan TTIS memiliki mandat yang jelas ketika harus menangani insiden.
2. Bentuk Tim dan Susun Cara Kerjanya
Setelah memahami risiko yang dihadapi, langkah berikutnya adalah menentukan siapa yang akan terlibat ketika insiden terjadi.
Kesalahan yang sering ditemukan adalah menempatkan TTIS sebagai tanggung jawab unit IT semata. Padahal, insiden siber di rumah sakit dapat berdampak pada pelayanan, rekam medis, mutu, hingga manajemen risiko.
Karena itu, TTIS sebaiknya melibatkan perwakilan dari beberapa fungsi seperti:
- Penanggung jawab atau sponsor dari manajemen.
- Ketua TTIS.
- Narahubung resmi.
- Perwakilan unit layanan kritis.
- Rekam medis.
- Mutu atau manajemen risiko.
- Tim teknologi informasi.
Setelah struktur tim ditetapkan, susun kebijakan dan SOP yang menjawab pertanyaan berikut:
- Siapa yang menerima laporan insiden?
- Siapa yang menilai tingkat keparahan insiden?
- Kapan insiden harus dieskalasikan?
- Siapa yang bertanggung jawab mengoordinasikan respons?
- Apa yang harus dilakukan jika layanan kritis terdampak?
Ketika peran dan prosedur sudah didefinisikan sejak awal, respons insiden tidak lagi bergantung pada komunikasi informal atau keputusan yang dibuat secara mendadak.
Baca Juga : 5 Tanda Perusahaan Membutuhkan Spesialis Keamanan Siber
3. Registrasikan TTIS ke BSSN
Setelah struktur tim dan dokumen pendukung tersedia, Anda dapat melanjutkan proses registrasi TTIS ke BSSN.
Dokumen yang perlu disiapkan untuk registrasi:
- SK Pembentukan TTIS.
- Formulir Registrasi.
- RFC 2350.
- Surat Permohonan Registrasi.
- Surat Pernyataan Narahubung.
- Formulir Sumber Daya Penyelenggara.
Jika masih dalam tahap persiapan, rumah sakit juga dapat memanfaatkan asistensi pembentukan yang disediakan oleh BSSN.
Setelah registrasi disetujui, BSSN akan menerbitkan Surat Tanda Registrasi (STR). Namun, perlu diingat bahwa registrasi bukan tujuan akhir. Yang lebih penting adalah memastikan tim benar-benar siap menjalankan fungsinya saat insiden terjadi.
4. Uji Kesiapan Tim melalui Pelatihan dan Simulasi
Dokumen yang lengkap tidak selalu berarti tim siap menghadapi insiden. Karena itu, tahap implementasi perlu diisi dengan pelatihan dan simulasi yang melibatkan anggota TTIS serta unit terkait.
Misalnya, bagaimana rumah sakit merespons ketika SIMRS tidak dapat diakses, ditemukan malware pada server, atau terjadi dugaan akses tidak sah terhadap data pasien.
Melalui simulasi, Anda bisa menguji:
- Kejelasan jalur komunikasi.
- Kecepatan proses eskalasi.
- Kesiapan setiap anggota tim.
- Efektivitas koordinasi antarunit.
- Kecukupan SOP yang telah disusun.
Hasil simulasi kemudian digunakan sebagai bahan evaluasi dan perbaikan agat tim memiliki kemampuan operasional yang benar-benar dapat digunakan ketika insiden siber terjadi.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membentuk TTIS Rumah Sakit
Agar pembentukan tim ini berjalan dengan optimal, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada Kesiapan Operasional, Bukan Hanya Pembentukan Tim
Pembentukan TTIS biasanya diawali dengan penyusunan SK, penetapan anggota, dan registrasi. Namun, kesiapan organisasi baru dapat terlihat ketika tim harus merespons insiden yang sebenarnya.
Karena itu, penting untuk memastikan setiap anggota memahami peran dan tanggung jawabnya. Pelatihan serta simulasi berkala dapat membantu menguji apakah prosedur yang sudah disusun benar-benar dapat dijalankan ketika terjadi gangguan pada sistem rumah sakit.
2. Pastikan Jalur Komunikasi dan Eskalasi Sudah Jelas
Saat insiden terjadi, salah satu tantangan terbesar sering kali bukan aspek teknis, melainkan koordinasi. Siapa yang menerima laporan pertama? Siapa yang memutuskan eskalasi? Siapa yang perlu diberi informasi ketika layanan terdampak?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut sebaiknya sudah terjawab sebelum insiden terjadi. Menetapkan narahubung aktif, kanal pelaporan, serta alur komunikasi yang jelas akan membantu rumah sakit merespons insiden dengan lebih cepat dan terkoordinasi.
3. Libatkan Unit di Luar Tim IT
Insiden siber di rumah sakit dapat berdampak pada lebih dari sekadar infrastruktur teknologi. Dalam beberapa kondisi, gangguan juga dapat memengaruhi proses pelayanan, pengelolaan rekam medis, mutu layanan, hingga aspek kepatuhan organisasi.
Karena itu, TTIS umumnya akan lebih efektif jika melibatkan perwakilan dari fungsi yang relevan, seperti layanan kritis, rekam medis, mutu, atau manajemen risiko. Pendekatan lintas fungsi membantu rumah sakit melihat dampak insiden secara menyeluruh dan mengambil keputusan yang lebih tepat.
4. Jadikan TTIS sebagai Bagian dari Manajemen Risiko
TTIS tidak hanya dibutuhkan ketika insiden terjadi. Keberadaan tim ini juga membantu rumah sakit memahami aset yang dimiliki, memetakan ketergantungan terhadap sistem digital, dan mengenali area yang perlu mendapat perhatian lebih dulu.
Dengan pendekatan tersebut, TTIS dapat berfungsi sebagai bagian dari upaya peningkatan ketahanan siber organisasi. Rumah sakit tidak hanya lebih siap menghadapi insiden, tetapi juga memiliki proses yang lebih baik untuk mengurangi dampak gangguan terhadap layanan dan data pasien.
Baca Juga : 8 Cyber Security Awareness Best Practice untuk Perusahaan
Apakah Rumah Sakit Anda Sudah Siap Membentuk TTIS?
Banyak rumah sakit menganggap pembentukan TTIS atau CSIRT berarti membentuk unit baru dengan personel khusus. Padahal, tantangan pertama biasanya bukan soal jumlah sumber daya, melainkan menentukan siapa yang akan memimpin respons ketika insiden terjadi dan bagaimana setiap unit berkoordinasi saat layanan terdampak.
Karena itu, tidak ada satu model TTIS yang cocok untuk semua rumah sakit. Rumah sakit dengan sumber daya terbatas tidak harus menunggu hingga memiliki tim yang besar atau struktur yang kompleks. Yang lebih penting adalah memastikan adanya peran yang jelas, jalur komunikasi yang terdefinisi, serta prosedur yang dapat dijalankan ketika insiden benar-benar terjadi.
DSG siap membantu rumah sakit melakukan pemetaan kesiapan, menyusun SK dan SOP, serta menjalankan simulasi insiden untuk menguji kesiapan tim. Mari berdiskusi terkait kebutuhan organisasi Anda dengan tim DSG untuk menentukan pendekatan yang sesuai dengan sumber daya, risiko, dan kondisi operasional rumah sakit.
