Data Pribadi Menurut UU PDP: Apa Saja yang Wajib Dijaga?

Data pribadi menurut UU PDP adalah informasi yang bisa digunakan untuk mengenali seseorang, baik secara langsung maupun melalui kombinasi dengan informasi lain. Mulai dari nama dan nomor telepon hingga data kesehatan, setiap informasi tersebut perlu dijaga agar tidak disalahgunakan.

Lalu, apa saja yang termasuk data pribadi dan bagaimana cara membedakannya? Memahami jenis data pribadi bisa membantu kita lebih bijak dalam menjaga informasi diri sendiri maupun orang lain.

Pengertian Data Pribadi Menurut UU PDP

Pengertian data pribadi tercantum dalam Pasal 1 angka 1 UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

“Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik.”

Dari definisi tersebut, data pribadi tidak selalu berupa informasi yang langsung menunjukkan identitas seseorang. Data yang awalnya terlihat biasa saja juga bisa termasuk data pribadi ketika dikombinasikan dengan informasi lain.

Misalnya, nama seseorang mungkin belum cukup untuk mengenali orang tertentu. Namun, ketika nama tersebut disertai alamat, tanggal lahir, atau nomor telepon, identitas orang yang bersangkutan bisa diketahui.

Data pribadi juga tidak terbatas pada informasi digital. Dokumen fisik, formulir cetak, dan arsip perusahaan yang memuat informasi tentang seseorang tetap termasuk data pribadi.

UU PDP diundangkan pada 17 Oktober 2022 dan berlaku penuh sejak 17 Oktober 2024 setelah masa transisi selama dua tahun. Ketentuan ini menjadi dasar bagi setiap pihak yang mengelola data pribadi, termasuk perusahaan yang menyimpan informasi pelanggan dan karyawan, untuk memastikan data tersebut terlindungi dengan baik.

Jenis Data Pribadi Menurut Pasal 4 UU PDP

Pasal 4 ayat (1) UU PDP membagi data pribadi menjadi dua jenis, yaitu data pribadi spesifik dan data pribadi umum. Keduanya memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga perlu dipahami agar data dapat dikelola dan dilindungi dengan tepat.

Perbedaan ini juga membantu perusahaan mengenali informasi yang disimpan. Sebab, data yang terlihat sederhana belum tentu memiliki risiko yang kecil ketika dikumpulkan atau digunakan bersama informasi lainnya.

1. Data Pribadi Spesifik

Data pribadi spesifik mencakup informasi yang berkaitan dengan aspek tertentu dalam kehidupan seseorang dan memiliki sensitivitas lebih tinggi. Berdasarkan Pasal 4 ayat (2) UU PDP, data pribadi spesifik meliputi:

• Data dan informasi kesehatan.
• Data biometrik.
• Data genetika.
• Catatan kejahatan.
• Data anak.
• Data keuangan pribadi.
• Data lainnya sesuai peraturan perundang-undangan.

Contoh data pribadi spesifik antara lain rekam medis pasien, hasil pemeriksaan kesehatan karyawan, sidik jari, data pengenalan wajah, informasi genetika, catatan kejahatan, serta informasi keuangan pribadi.

Mengapa data ini perlu mendapat perhatian lebih? Karena penyalahgunaannya dapat membuka informasi yang sangat pribadi tentang seseorang. Kebocoran data kesehatan, misalnya, dapat mengungkap kondisi medis yang tidak ingin diketahui orang lain. Sementara itu, data biometrik seperti sidik jari dan pengenalan wajah berkaitan dengan identitas seseorang dan dapat menimbulkan risiko ketika digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

Di lingkungan perusahaan, data pribadi spesifik bisa ditemukan dalam sistem HR, fasilitas kesehatan karyawan, sistem autentikasi biometrik, maupun layanan keuangan. Pengelolaannya perlu disertai pembatasan akses dan pengamanan yang sesuai.

Perusahaan juga perlu memperhatikan siapa saja yang dapat melihat atau menggunakan data tersebut. Tidak semua karyawan yang memiliki akses ke sistem otomatis perlu mengetahui seluruh informasi di dalamnya.

Baca Juga : 10 Teknik Pengamanan Data yang Efektif dan Mudah

2. Data Pribadi Umum

Data pribadi umum berkaitan dengan identitas seseorang. Berdasarkan Pasal 4 ayat (3) UU PDP, kategori ini mencakup:

• Nama lengkap.
• Jenis kelamin.
• Kewarganegaraan.
• Agama.
• Status perkawinan.
• Data pribadi yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.

Lalu, bagaimana dengan NIK, alamat, nomor HP, dan email? Informasi tersebut juga dapat termasuk data pribadi umum apabila dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang, baik secara langsung maupun melalui kombinasi dengan data lainnya.

Misalnya, nomor HP yang berdiri sendiri mungkin belum menunjukkan siapa pemiliknya. Namun, ketika nomor tersebut dikaitkan dengan nama, alamat, atau informasi lain, identitas pemiliknya bisa diketahui. Hal serupa berlaku untuk alamat email dan NIK yang digunakan bersama informasi lainnya.

Nama ibu kandung dan tanggal lahir juga sering digunakan sebagai informasi verifikasi dalam layanan perbankan. Walaupun tergolong data pribadi umum, informasi tersebut tetap perlu dijaga karena dapat dimanfaatkan untuk menyalahgunakan identitas seseorang.

Di sinilah pentingnya memahami bahwa data pribadi umum bukan berarti data yang bebas dibagikan. Informasi seperti nama, nomor telepon, dan alamat mungkin terlihat biasa dalam aktivitas sehari-hari, tetapi dapat menjadi celah apabila dikumpulkan dan digunakan tanpa pengamanan yang memadai.

Bagi perusahaan, data pribadi umum sering kali justru menjadi jenis data yang paling banyak dikumpulkan. Informasi pelanggan dalam database CRM, data karyawan dalam sistem HR, hingga alamat email dalam daftar kontak perlu dikelola dengan baik. Semakin banyak data yang dikumpulkan, semakin penting pula perusahaan memastikan bahwa informasi tersebut hanya dapat diakses dan digunakan sesuai kebutuhan.

Contoh Data Pribadi di Lingkungan Perusahaan

Data pribadi tidak hanya ditemukan dalam database pelanggan. Perusahaan juga mengumpulkan dan menyimpan informasi pribadi melalui proses rekrutmen, administrasi karyawan, transaksi, hingga penggunaan aplikasi sehari-hari.

Beberapa data mungkin terlihat sederhana, seperti nama dan nomor telepon. Namun, ketika informasi tersebut dikumpulkan dalam satu sistem dan dikaitkan dengan data lainnya, perusahaan bisa memiliki gambaran yang cukup lengkap tentang seseorang.

Berikut beberapa contoh data pribadi yang umum dikelola perusahaan.

Lingkungan	Contoh Data	Kategori
HR	Nama, alamat, NIK, nomor HP, tanggal lahir karyawan	Umum
HR	Data kesehatan, hasil pemeriksaan kesehatan, data biometrik	Spesifik
Pelanggan	Nama, email, nomor telepon, alamat pengiriman	Umum
Log dan akun	Username, alamat IP, riwayat aktivitas yang dapat dikaitkan dengan individu	Umum, bergantung pada identifiabilitas
Pembayaran	Nama pemilik rekening, nomor rekening, informasi transaksi	Umum atau spesifik, bergantung pada jenis data

Klasifikasi tersebut perlu dilihat berdasarkan konteks dan informasi yang terkandung di dalamnya. Data yang dapat mengidentifikasi seseorang, baik secara langsung maupun melalui kombinasi dengan informasi lain, perlu diperlakukan sebagai data pribadi.

Area Perusahaan yang Rentan terhadap Kebocoran Data Pribadi 

Data pribadi bisa tersimpan di berbagai sistem dan tidak selalu berada di tempat yang mudah terlihat. Beberapa area berikut perlu mendapat perhatian dari tim IT dan security.

1. Database CRM

Sistem Customer Relationship Management (CRM) menyimpan informasi pelanggan, seperti nama, email, nomor telepon, alamat, hingga riwayat interaksi. Jika akses ke database terlalu luas, informasi pelanggan bisa dilihat atau digunakan oleh pihak yang sebenarnya tidak membutuhkannya.

2. Backup dan penyimpanan data

Perusahaan biasanya memiliki salinan data untuk mengantisipasi kehilangan informasi atau gangguan sistem. Namun, backup, file ekspor, dan salinan database juga perlu dilindungi. Pengamanan yang hanya diterapkan pada sistem utama belum tentu cukup jika salinan datanya dapat diakses tanpa kontrol yang sama.

3. Formulir website

Formulir pendaftaran, permintaan penawaran, dan kontak pelanggan menjadi salah satu titik pengumpulan data pribadi. Perusahaan perlu memastikan bahwa informasi yang diminta memang diperlukan dan tidak dibiarkan tersimpan tanpa pengelolaan yang jelas.

4. Sistem pembayaran dan akun

Informasi transaksi, identitas pengguna, dan data akun perlu dikelola dengan kontrol akses yang sesuai. Perusahaan juga perlu memperhatikan bagaimana data tersebut digunakan dan siapa saja yang memiliki akses ke dalam sistem.

Bagi tim IT, tantangannya bukan hanya mengetahui data apa yang dimiliki perusahaan, tetapi juga memahami di mana data tersebut disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana data berpindah dari satu sistem ke sistem lain.

Pemetaan ini membantu perusahaan menentukan prioritas pengamanan. Dengan begitu, perlindungan data tidak hanya berfokus pada database utama, tetapi juga mencakup sistem pendukung, salinan data, dan proses operasional yang berkaitan dengan informasi pribadi.

Baca Juga : Apa itu Anonimisasi Data? manfaat, Teknik dan Tantangannya

Konsekuensi Jika Data Pribadi Disalahgunakan atau Bocor

Data pribadi yang disalahgunakan atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang dapat menimbulkan risiko bagi pemilik data maupun perusahaan yang mengelolanya. UU PDP mengatur sanksi pidana bagi pihak yang melakukan pelanggaran tertentu, serta sanksi administratif bagi pengendali dan prosesor data pribadi sesuai ketentuan yang berlaku.

1. Sanksi Pidana

Pasal 67 dan Pasal 68 UU PDP mengatur sanksi pidana untuk sejumlah perbuatan yang berkaitan dengan penyalahgunaan data pribadi. Setelah penyesuaian melalui UU No. 1 Tahun 2026, ancaman pidananya meliputi:

• Memperoleh atau mengumpulkan data pribadi secara melawan hukum: penjara paling lama 5 tahun dan/atau denda paling banyak kategori IV.
• Mengungkapkan data pribadi yang bukan miliknya secara melawan hukum: penjara paling lama 4 tahun dan/atau denda paling banyak kategori IV.
• Menggunakan data pribadi yang bukan miliknya secara melawan hukum: penjara paling lama 5 tahun dan/atau denda paling banyak kategori IV.
• Membuat atau memalsukan data pribadi: penjara paling lama 6 tahun dan/atau denda paling banyak kategori V.

Ketentuan tersebut mengacu pada Pasal 67 dan Pasal 68 UU PDP yang telah disesuaikan melalui UU No. 1 Tahun 2026 tentang Penyesuaian Pidana.

2. Sanksi Administratif

Selain sanksi pidana, perusahaan yang melanggar ketentuan pelindungan data pribadi juga dapat dikenai sanksi administratif. Berdasarkan UU PDP, sanksi ini dapat berupa peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan pemrosesan data pribadi, penghapusan atau pemusnahan data pribadi, dan/atau denda administratif.

Ketentuan mengenai denda administratif juga diatur dalam Pasal 185 PP 33/2026. Denda dapat dikenakan paling tinggi 2% dari pendapatan tahunan atau penerimaan tahunan Pengendali Data Pribadi dan/atau Prosesor Data Pribadi, dengan memperhatikan variabel pelanggaran yang ditetapkan dalam peraturan tersebut.

Bagi perusahaan, kebocoran informasi pelanggan atau karyawan juga bisa mengganggu operasional dan memengaruhi kepercayaan pelanggan maupun mitra bisnis. Maka pastikan pengamanan data menjadi bagian dari pengelolaan risiko perusahaan.

Baca Juga : Sanksi UU PDP: Awas Risiko Denda dan Kebocoran Data Pribadi

Apa yang Perlu Disiapkan Perusahaan?

Perusahaan perlu menyiapkan pengelolaan data pribadi yang sesuai dengan UU PDP dan aturan pelaksananya. Persiapan ini penting agar data yang dikumpulkan dan digunakan perusahaan tetap terlindungi.

Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan perusahaan untuk mempersiapkan kepatuhan terhadap UU PDP.

1. Memetakan dan mengklasifikasikan data. Identifikasi data pribadi yang dikumpulkan, tujuan penggunaannya, lokasi penyimpanan, serta kategorinya, baik data pribadi umum maupun spesifik.
2. Membatasi akses. Atur hak akses berdasarkan kebutuhan pekerjaan agar data hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
3. Menerapkan enkripsi. Lindungi data yang disimpan maupun dikirimkan dengan mekanisme enkripsi yang sesuai.
4. Melakukan pengujian keamanan. Evaluasi sistem, aplikasi, dan infrastruktur untuk menemukan kerentanan yang berpotensi dimanfaatkan oleh pihak tidak berwenang.
5. Memberikan pelatihan awareness. Tingkatkan pemahaman karyawan tentang pelindungan data pribadi, phishing, dan praktik keamanan informasi dalam pekerjaan sehari-hari.

Ingin mengetahui langkah yang tepat untuk melindungi data pribadi di perusahaan Anda? Yuk, diskusikan kebutuhan dan tantangan pelindungan data pribadi bersama konsultan DSG melalui konsultasi gratis.

FAQ Seputar Data Pribadi