Cara Kompres File Excel Agar Lebih Kecil dan Ringan

Mengetahui cara kompres file Excel agar lebih kecil dan ringan bisa jadi solusi praktis saat Anda kesulitan mengirim dokumen yang ukurannya terlalu besar. Tanpa Anda sadari, file Excel dengan banyak data, grafik, atau sheet tersembunyi bisa membuat ukuran membengkak.

Tenang, ada beberapa cara mudah untuk membuat ukuran file jauh lebih ramping tanpa merusak isinya. Anda bisa menggunakan fitur bawaan hingga bantuan software tambahan. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan berbagai cara efektif yang bisa langsung diterapkan. Baca selengkpanya!

Mengapa File Excel Besar atau Berat?

File Excel bisa menjadi besar atau berat karena berbagai faktor yang secara langsung memengaruhi performa komputer dan menyulitkan proses berbagi dokumen. Dengan memahami penyebabnya, Anda dapat lebih mudah mengoptimalkan ukuran file agar lebih ringan dan efisien digunakan.

Berikut beberapa alasan umum mengapa file Excel bisa menjadi besar atau berat:

Semakin banyak sel yang terisi, semakin besar pula ukuran file Excel Anda.
Warna latar, garis tepi, jenis huruf, dan gaya lainnya jika digunakan secara berlebihan bisa memperbesar ukuran file.
Gambar, grafik, PivotTable, WordArt, dan elemen visual lainnya ikut menambah beban file.
Worksheet yang tidak aktif tetap memakan ruang dalam file dan membuatnya lebih berat.
Format XLSX umumnya lebih besar dibandingkan XLSB yang berbasis biner.
Rumus-rumus panjang dan sisa rumus percobaan ikut memperbesar file.
Kombinasi format dan logika rumus ini bisa menyumbang ukuran besar jika digunakan terlalu banyak.
File yang terhubung dengan sumber data lain akan menyimpan data tambahan dari luar.
Excel menyimpan versi sebelumnya dari gambar yang diedit, membuat file makin berat.
Meskipun tampak kosong, baris atau kolom bisa mengandung karakter tak terlihat seperti spasi yang ikut membebani ukuran.

Persiapan Sebelum Mengurangi Ukuran File Excel

Sebelum Anda mulai kompres Excel lebih kecil, ada beberapa langkah penting yang sebaiknya dilakukan terlebih dahulu agar prosesnya berjalan lancar dan aman. Perlu diketahui, file kosong dengan format .xlsx biasanya hanya sekitar 8KB.

Namun, seiring bertambahnya data, gambar, grafik, dan formula, ukuran file bisa membengkak dan memperlambat kinerja Anda. Untuk menghindari risiko kehilangan data atau kerusakan file, pastikan Anda melakukan beberapa persiapan berikut:

Buat salinan cadangan file asli agar Anda tidak kehilangan data penting.
Pecah setiap worksheet menjadi file terpisah untuk melihat bagian mana yang perlu dioptimalkan.
Susun skema kerja untuk worksheet, workbook, dan formula yang Anda gunakan.
Dengan skema tersebut, mulailah optimasi dari worksheet yang paling sedikit berpengaruh pada bagian lain.

Langkah ini akan memudahkan Anda menemukan sumber utama pemborosan ruang dan mempercepat proses pengurangan ukuran file secara menyeluruh.

Cara Kompres File Excel Menjadi Kecil

Setelah Anda siap dengan file yang sudah dicadangkan dan dianalisis, saatnya mengurangi ukuran file Excel menggunakan metode yang terbukti efektif. Anda bisa menghemat ruang penyimpanan dan mempercepat proses berbagi atau kolaborasi.

Berikut beberapa cara yang bisa langsung Anda terapkan:

1. Simpan dengan Format XLSB

Cara pertama yang bisa langsung Anda lakukan adalah menyimpan file Excel dalam format Excel Binary Workbook atau .xlsb. Format ini secara teknis lebih ringan dibanding .xlsx karena tidak membutuhkan pemrosesan tambahan berbasis XML. Ukuran file bisa berkurang hingga 50%.

Langkah-langkah menyimpannya:

Buka file Excel Anda.
Klik menu File > Export > Change File Type > pilih Excel Binary Workbook.
Atau, bisa juga melalui Save As, lalu ubah jenis file dari Excel Workbook (.xlsx)* ke Excel Binary Workbook (.xlsb)*.
Klik Save.

Perlu diingat, format .xlsb tidak selalu kompatibel dengan aplikasi lain seperti Google Sheets atau LibreOffice Calc, dan bisa jadi tidak terbuka sempurna di versi Excel yang lebih lama.

2. Hapus Data atau Lembar Kerja yang Tidak Diperlukan

Ukuran file Excel sangat dipengaruhi oleh banyaknya data dan jumlah worksheet. Anda bisa mengurangi beban file dengan cara-cara berikut:

Hapus worksheet yang tidak digunakan: Klik kanan pada tab lembar kerja dan pilih Delete. Untuk lebih aman, pindahkan lembar kerja ke file lain sebelum menghapus.
Bersihkan data yang tidak terpakai: Jika ada data yang tidak digunakan, lebih baik dihapus saja.
Hilangkan formula yang tidak aktif: Gantilah formula dengan nilai tetap menggunakan Paste Values. Tekan `Ctrl + “ untuk menampilkan semua formula dan cari mana yang perlu dihapus.
Hapus format berlebihan: Format seperti warna latar, garis tepi, dan jenis font bisa memperbesar ukuran file. Gunakan Home > Editing > Clear > Clear Formats untuk menghapus semua format dalam satu langkah.
Hapus baris dan kolom kosong: Baris/kolom yang tampaknya kosong namun sebenarnya berisi karakter tak terlihat seperti spasi bisa menambah beban file. Identifikasi dan hapus bagian ini.
Singkirkan objek yang tidak dibutuhkan: Grafik, gambar, PivotTable, hingga WordArt yang tidak digunakan sebaiknya dihapus karena mempengaruhi ukuran file secara signifikan.

3. Simpan Gambar dengan Resolusi Lebih Rendah

Gambar adalah salah satu penyebab utama membesarnya ukuran file Excel. Anda bisa mengompres gambar atau menggunakan versi resolusi rendah agar file lebih ringan.

Cara mengompres gambar langsung di Excel:

Klik gambar di file Anda, lalu pilih tab Picture Format.
Klik Compress Pictures di grup Adjust.
Centang “Delete cropped areas of pictures”, pilih “Email (96 ppi)” agar file lebih ringan.
Klik OK.

Namun, metode ini tidak selalu efektif jika gambar sudah dikompres sebelumnya, seperti dalam format .jpg.

Alternatif lain bisa gunakan aplikasi seperti Photoshop, GIMP, atau layanan online seperti Canva dan TinyIMG untuk mengubah resolusi gambar sebelum dimasukkan ke Excel. Hapus riwayat pengeditan gambar:

Buka File > Options.
Pilih Advanced.
Di bagian Image Size and Quality, centang “Discard editing data”.
Klik OK.

Langkah ini akan menghapus versi lama gambar, tapi Anda tidak bisa lagi mengembalikan hasil edit sebelumnya.

4. Ubah File Excel ke Format ZIP

Jika Anda ingin mengecilkan ukuran file tanpa mengubah isi atau format kerja, Anda bisa mengubah file Excel menjadi .zip. Metode ini bisa mengurangi ukuran file hingga 10–15%.

Langkah-langkahnya:

Temukan file Excel yang ingin dikompres.
Klik kanan pada file tersebut.
Pilih Send To > Compressed (zip) folder.
Sebuah file ZIP baru akan muncul di lokasi yang sama.

Kelemahan metode ini adalah Anda harus melakukan extract setiap kali ingin membuka file, dan proses ini bisa memakan waktu lebih lama jika ukuran file cukup besar.

Cara Kompres File Excel Menjadi Kecil secara Online

Selain metode offline, Anda juga bisa kompres file Excel menjadi kecil dengan bantuan situs web gratis yang tersedia secara online. Beberapa layanan ini mampu mengurangi ukuran file hingga 90% tanpa perlu menginstal software tambahan.

Berikut langkah-langkah mudah yang bisa Anda ikuti untuk mengompres file Excel secara online:

Unggah file Excel Anda: Buka salah satu situs kompresi yang tersedia, lalu unggah file Excel yang ingin Anda kecilkan ukurannya.
Pilih tingkat kompresi: Setelah file terunggah, pilih tingkat kompresi yang Anda inginkan (biasanya tersedia dalam opsi rendah, sedang, atau tinggi)
Mulai proses kompresi: Klik tombol Compress untuk memulai proses pengecilan ukuran file.
Unduh file yang telah dikompres: Setelah proses selesai, Anda bisa langsung mengunduh file Excel versi ringkas ke perangkat Anda.

Beberapa situs yang sering digunakan untuk keperluan ini antara lain ClipCompress, YourCompress, WeCompress, dan Aspose.

Setelah file berhasil dikompres, pastikan Anda memeriksa ulang isi file tersebut. Pastikan tidak ada data yang rusak atau hilang agar file tetap aman untuk digunakan.

Ringankan File Excel, Maksimalkan Produktivitas

Mengelola ukuran file Excel bukan hanya soal menghemat ruang penyimpanan, tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja dan kemudahan berbagi data. Dengan memahami penyebab file menjadi berat dan menerapkan berbagai cara kompresi (baik melalui format XLSB, penghapusan elemen tidak penting, pengaturan gambar, maupun bantuan situs online).

Anda bisa membuat file lebih ringan tanpa mengurangi atau merusak isinya. Langkah-langkah ini terbukti praktis dan aman, bahkan bisa mengurangi ukuran file hingga 90%. Kini, Anda tak perlu khawatir lagi saat mengirim atau membuka file Excel berukuran besar. Cukup terapkan metode yang sesuai, dan rasakan perbedaannya!