Dampak implementasi UU PDP terhadap organisasi mencakup tata kelola data, operasional, keamanan siber, hingga risiko hukum dan finansial.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap tahap pengelolaan data pribadi, mulai dari pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, hingga penghapusan, sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Perubahan ini membawa konsekuensi yang berbeda pada setiap aspek organisasi. Berikut dampak yang perlu dipahami perusahaan beserta hal-hal yang perlu menjadi perhatian.
Dampak Implementasi UU PDP terhadap Organisasi
Dampak UU PDP memengaruhi berbagai proses di dalam perusahaan, mulai dari pengelolaan informasi karyawan hingga penggunaan data pelanggan dalam layanan dan pemasaran.
Perusahaan perlu meninjau proses yang sudah berjalan untuk mengetahui bagian mana yang perlu diperbaiki, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana risiko pengelolaan data dapat dikendalikan.
1. Tata kelola dan kepatuhan
Data pelanggan bisa tersimpan di CRM, spreadsheet tim pemasaran, hingga aplikasi layanan pelanggan. Sementara itu, data karyawan dikelola oleh HR melalui sistem yang berbeda. Jika perusahaan tidak memiliki catatan yang jelas tentang penyimpanan, penggunaan, dan akses terhadap data tersebut, pengawasan pemrosesannya akan lebih sulit dilakukan.
Kondisi ini membuat perusahaan perlu mengevaluasi kebijakan internal sekaligus memperjelas tanggung jawab setiap fungsi. Penunjukan pejabat atau petugas pelindungan data pribadi (DPO/PPDP) wajib dilakukan jika perusahaan memenuhi kriteria dalam UU PDP.
Untuk pemrosesan data yang berisiko tinggi, perusahaan juga perlu melakukan Data Protection Impact Assessment (DPIA) guna mengidentifikasi risiko dan menentukan langkah mitigasi yang sesuai.
2. Operasional dan proses bisnis
Mulanya data pelanggan dikumpulkan untuk transaksi, lalu bisa digunakan kembali untuk promosi. Data pelamar kerja juga masih tersimpan di folder rekrutmen meskipun proses seleksinya sudah lama selesai.
Pengelolaan data seperti ini perlu dievaluasi agar penggunaan dan penyimpanan data tetap sesuai ketentuan UU PDP.
Beberapa proses yang perlu ditinjau meliputi:
Penggunaan data: Periksa apakah data pelanggan digunakan sesuai tujuan awal dan dasar pemrosesannya, termasuk untuk kampanye pemasaran.
Hak subjek data: Siapkan alur untuk menangani permintaan pelanggan yang ingin mengakses atau memperbaiki datanya.
Retensi data: Tentukan kapan data pelamar, mantan karyawan, atau pelanggan yang sudah tidak aktif perlu dihapus sesuai ketentuan yang berlaku.
Kontrak vendor: Pastikan kontrak dengan penyedia CRM atau cloud mengatur penggunaan data, tanggung jawab keamanan, dan pelaporan insiden.
Transfer lintas negara: Periksa apakah penggunaan layanan cloud di luar Indonesia melibatkan transfer data pribadi dan apakah persyaratan transfernya sudah dipenuhi.
Baca Juga : Data Pribadi Menurut UU PDP: Apa Saja yang Wajib Dijaga?
3. Keamanan siber dan teknologi
Risiko kebocoran data bisa muncul dari hal-hal yang luput diperiksa, seperti akun mantan karyawan yang masih aktif, hak akses yang terlalu luas, atau data pelanggan yang tersimpan tanpa perlindungan memadai. Jika satu akun berhasil diambil alih, penyerang mungkin dapat mengakses lebih banyak informasi daripada yang seharusnya. Karena itu, perusahaan perlu menilai apakah kontrol keamanan yang diterapkan sudah sesuai dengan sensitivitas data dan risiko pemrosesannya.
Beberapa area yang perlu menjadi perhatian meliputi:
Akses dan penyimpanan data: Tinjau hak akses secara berkala, nonaktifkan akun yang tidak lagi digunakan, dan lindungi data melalui enkripsi serta autentikasi multifaktor.
Pengujian keamanan: Lakukan Vulnerability Assessment and Penetration Testing (VAPT) untuk mengidentifikasi celah pada aplikasi dan infrastruktur. Temuan pengujian perlu ditindaklanjuti, bukan sekadar dicatat dalam laporan.
Kesiapan menghadapi insiden: Tetapkan siapa yang bertugas menangani insiden, bagaimana dampaknya dibatasi, dan siapa yang bertanggung jawab atas pemberitahuan. Pasal 46 UU PDP menetapkan batas waktu pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam ketika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, sesuai ketentuan yang berlaku.
Pengujian keamanan dan simulasi respons insiden dapat membantu perusahaan mengetahui apakah kontrol yang dimiliki benar-benar berfungsi saat dibutuhkan.
4. Hukum dan finansial
Data pribadi yang tersebar di berbagai sistem dapat membuat proses perbaikan dan penghapusan data lebih rumit sekaligus menambah biaya kepatuhan. Beberapa kebutuhan yang perlu dianggarkan meliputi:
Pembenahan sistem: Memperbaiki pengaturan akses dan penghapusan data.
Audit keamanan: Mengidentifikasi celah dan menindaklanjuti temuan.
Peninjauan kontrak: Memastikan tanggung jawab pelindungan data diatur dalam perjanjian vendor.
Pelatihan karyawan: Mengurangi kesalahan dalam pengelolaan data pribadi.
Perusahaan juga perlu memperhitungkan risiko sanksi. Pasal 57 UU PDP mengatur denda administratif hingga 2% dari pendapatan atau penerimaan tahunan sesuai ketentuan yang berlaku, sedangkan Pasal 70 mengatur denda pidana korporasi hingga 10 kali pidana pokok untuk tindak pidana yang diatur dalam UU PDP.
Pemetaan data dan evaluasi risiko membantu perusahaan menentukan perbaikan yang perlu diprioritaskan.
5. Reputasi dan kepercayaan
Calon klien bisa saja membatalkan kerja sama jika perusahaan tidak mampu menjelaskan bagaimana data mereka dilindungi. Dalam proses evaluasi vendor, klien dapat meminta bukti kebijakan privasi, pembatasan akses data, hingga prosedur penanganan insiden sebelum kontrak ditandatangani.
Untuk menjaga kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis, perusahaan perlu memastikan beberapa hal berikut:
Bukti pelindungan data: Siapkan kebijakan privasi dan dokumentasi kontrol keamanan yang relevan.
Transparansi penggunaan data: Jelaskan data apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, dan siapa yang dapat mengaksesnya.
Respons insiden: Pastikan ada prosedur komunikasi yang jelas jika terjadi kebocoran data.
Kepatuhan terhadap UU PDP bukan hanya soal memenuhi kewajiban hukum. Perusahaan juga perlu membuktikan bahwa data yang dipercayakan kepadanya dikelola secara bertanggung jawab. Hal ini dapat membantu mempertahankan kepercayaan pelanggan sekaligus memperlancar proses kerja sama bisnis.
Baca Juga : Denda UU PDP untuk Perusahaan, Siap Hadapi Konsekuensinya?
6. Dampak pada tiap jenis organisasi
Dampak implementasi UU PDP bergantung pada jenis data yang dikelola, skala pemrosesan, dan risiko yang dihadapi. Berikut contoh area yang perlu menjadi perhatian setiap organisasi.
| Jenis organisasi | Tantangan yang dihadapi | Prioritas awal |
| Perusahaan swasta | Data pelanggan tersebar di CRM, sistem HR, dan aplikasi pemasaran | Petakan alur data dan periksa dasar pemrosesannya |
| BUMN/instansi publik | Pertukaran data masyarakat antarsistem dan antarinstansi | Perjelas tanggung jawab, hak akses, dan dokumentasi pemrosesan |
| Sektor keuangan | Data identitas dan transaksi membutuhkan perlindungan ketat | Evaluasi hak akses, keamanan sistem, dan pengelolaan vendor |
| Kesehatan | Rekam medis diakses oleh berbagai tenaga medis dan unit layanan | Batasi akses sesuai kebutuhan dan amankan pertukaran data |
| UMKM/startup | Data pelanggan dikelola melalui berbagai aplikasi pihak ketiga | Inventarisasi data dan aktifkan kontrol keamanan dasar |
Langkah Menyiapkan Organisasi agar Mematuhi UU PDP
Persiapan kepatuhan UU PDP bagi perusahaan perlu diterapkan dalam proses kerja sehari-hari, mulai dari pengelolaan data hingga penanganan insiden. Berikut enam langkah yang dapat dilakukan organisasi.
1. Petakan data pribadi dan alurnya
Catat data pelanggan, karyawan, dan mitra yang dikumpulkan, tujuan penggunaannya, lokasi penyimpanan, pihak yang menerima data, serta masa retensinya. Periksa juga apakah ada salinan data di spreadsheet atau aplikasi lain.
2. Tentukan penanggung jawab pelindungan data
Evaluasi apakah organisasi wajib menunjuk pejabat atau petugas pelindungan data pribadi sesuai Pasal 53 UU PDP. Tetapkan pembagian tanggung jawab untuk menangani permintaan subjek data, memantau kepatuhan, dan menindaklanjuti risiko.
3. Tinjau kebijakan dan prosedur internal
Pastikan kebijakan privasi serta SOP mengatur pengumpulan, penggunaan, akses, penyimpanan, dan penghapusan data. Lakukan penilaian dampak pelindungan data pribadi (DPIA) jika pemrosesan berpotensi menimbulkan risiko tinggi bagi subjek data.
4. Periksa kontrak dengan vendor
Identifikasi penyedia CRM, cloud, dan layanan lain yang mengakses atau memproses data pribadi. Periksa ketentuan penggunaan data, keamanan, pelaporan insiden, dan transfer data ke luar Indonesia jika ada.
5. Uji keamanan dan siapkan respons insiden
Periksa hak akses, akun yang sudah tidak digunakan, dan perlindungan sistem. VAPT dapat membantu menemukan celah keamanan. Siapkan pula prosedur penanganan insiden, termasuk pembagian tugas dan pemenuhan kewajiban pemberitahuan sesuai Pasal 46 UU PDP.
6. Latih karyawan sesuai perannya
Ajarkan tim HR cara menangani data pelamar, tim pemasaran cara menggunakan data pelanggan, serta seluruh karyawan cara mengenali phishing dan melaporkan insiden. Evaluasi pemahaman melalui simulasi atau contoh kasus.
Baca Juga : 6 Cara Membuat Cybersecurity Awareness Campaign yang Efektif
Apakah Perusahaan Anda Sudah Siap Mematuhi UU PDP?
Data pelanggan mungkin sudah tersimpan di CRM, spreadsheet pemasaran, dan layanan cloud. Namun, apakah perusahaan tahu siapa saja yang bisa mengaksesnya, berapa lama data disimpan, dan apa yang harus dilakukan jika terjadi kebocoran?
Pertanyaan-pertanyaan ini bisa menjadi titik awal untuk mengevaluasi kesiapan perusahaan terhadap dampak implementasi UU PDP terhadap organisasi. Periksa proses yang berjalan, temukan celah yang masih ada, lalu tentukan perbaikan yang paling mendesak.
Jika perusahaan Anda masih kesulitan menilai risiko keamanan data atau menentukan pengujian yang dibutuhkan, konsultasikan kebutuhan tersebut dengan PT Digital Solusi Grup (DSG). Diskusikan kondisi sistem dan tantangan yang dihadapi agar tim DSG dapat membantu mengidentifikasi opsi pengujian keamanan yang relevan.
