5 Cara Mengamankan Data Perusahaan: Dari Data Mapping hingga Recovery

Cara mengamankan data perusahaan adalah hal krusial, terutama ketika melihat dampak serius yang terjadi saat data bisnis bocor.

Kebocoran data tidak hanya menimbulkan kerugian finansial, tetapi juga merusak reputasi, mengganggu operasional, dan menurunkan kepercayaan pelanggan. Dalam beberapa kasus, perusahaan juga berisiko menghadapi tuntutan hukum dan sanksi regulasi, termasuk terkait UU PDP.

Karena itu, perusahaan perlu memahami risiko nyata dan langkah strategis untuk mencegahnya sejak awal.

Apa Saja yang Termasuk Data Perusahaan? Kenali Jenis Data yang Perlu Anda Lindungi

Data perusahaan mencakup semua informasi yang mendukung operasional, pengambilan keputusan, dan layanan kepada pelanggan.

Data ini tidak selalu berbentuk dokumen rahasia, karena email, file kerja harian, hingga akses akun admin juga termasuk data yang perlu dilindungi. Saat data ini jatuh ke pihak yang salah, dampaknya bisa berupa gangguan layanan, pemerasan, pencurian identitas, hingga kerugian bisnis.

Sebelum masuk pada cara mengamankan data perusahaan, ketahui terlebih dahulu beberapa jenis data di bawah ini:

Data pelanggan: nama, kontak, riwayat transaksi, data identitas, dan data layanan
Data karyawan: data personal, kontrak kerja, absensi, payroll, dan penilaian kinerja
Data keuangan: invoice, laporan keuangan, anggaran, rekening, dan pajak
Data operasional: SOP, laporan proyek, dokumen procurement, dan komunikasi internal
Data legal dan kontrak: perjanjian vendor, NDA, dokumen kepemilikan, dan dokumen tender
Data sistem dan akses: kredensial, token, API key, konfigurasi server, dan akses admin
Data strategis: rencana bisnis, harga, pipeline penjualan, dan dokumen produk

Setelah memahami berbagai jenis data perusahaan, perlu juga untuk mengelompokkan data tersebut berdasarkan tingkat sensitivitasnya dan mengetahui data itu tersimpan di mana saja.

1. Klasifikasi Data untuk Membedakan Data Umum dan Data Sensitif

Klasifikasi data adalah proses mengelompokkan data berdasarkan tingkat sensitivitas dan dampaknya jika data itu bocor, berubah, atau hilang.

Dengan klasifikasi yang jelas, Anda bisa menentukan cara mengamankan data perusahaan dengan tepat. Mulai dari siapa yang boleh mengakses, apakah perlu enkripsi, dan apakah aktivitas akses harus dicatat.

Agar mudah diterapkan, Anda bisa memakai empat kategori berikut:

Public (Publik): informasi yang boleh dibagikan ke umum, seperti materi marketing, profil perusahaan, dan konten website
Internal (Internal): data untuk kebutuhan internal, seperti SOP, dokumen operasional, dan komunikasi tim
Confidential (Rahasia): data yang dapat merugikan bisnis jika bocor, seperti laporan keuangan, kontrak, dan strategi penjualan
Restricted (Sangat Rahasia): data paling sensitif yang berisiko tinggi, seperti data pribadi pelanggan/karyawan, kredensial admin, API key, dan dokumen legal tertentu

Jika perusahaan menerapkan klasifikasi ini, maka tim bisa membuat aturan yang konsisten. Contohnya, perusahaan bisa membatasi akses data “Restricted” hanya untuk peran tertentu, mewajibkan MFA, menerapkan enkripsi, dan mengaktifkan audit log.

2. Memetakan Lokasi Data untuk Mengetahui Data Tersimpan di Mana Saja

Banyak perusahaan kehilangan kontrol karena data tersebar di berbagai tempat. Tim menyimpan file di laptop, mengirim dokumen lewat email, berbagi tautan dari cloud drive, dan menggunakan aplikasi SaaS tanpa standar keamanan yang sama.

Karena itu, perusahaan perlu memetakan lokasi data agar tidak ada blind spot pada:

Endpoint: laptop, PC kantor, dan ponsel kerja
File server atau NAS: folder bersama, drive departemen, dan server internal
Email dan kolaborasi: Microsoft 365 atau Google Workspace, termasuk mailbox, drive, dan chat
Aplikasi SaaS: CRM, HRIS, aplikasi akuntansi, helpdesk, dan tools proyek
Cloud dan database: object storage, file storage cloud, database aplikasi, dan backup repository
Media removable: flashdisk, hard disk eksternal, dan perangkat penyimpanan portable

Saat Anda memetakan lokasi data, pertimbangkan pula jenis data apa yang tersimpan, siapa pemiliknya (owner), dan siapa yang memiliki akses ke data tersebut.

Hasil pemetaan ini akan memudahkan tim dalam menentukan prioritas pengamanan, menutup akses berlebih, dan menerapkan kontrol seperti DLP, enkripsi, serta monitoring yang tepat.

Bagaimana Siklus Pengelolaan Data Perusahaan yang Aman?

Banyak perusahaan fokus melindungi data saat data tersebut sudah tersimpan di server atau cloud. Padahal, keamanan data perusahaan harus dimulai sejak data dibuat hingga data tersebut dihapus. Proses ini dikenal sebagai siklus pengelolaan data atau data lifecycle.

Dengan memahami siklus ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kebocoran, mencegah penyimpanan data yang tidak perlu, dan memastikan setiap tahap memiliki kontrol yang jelas.

Secara umum, siklus data terdiri dari enam tahap yaitu dibuat, digunakan, disimpan, dibagikan, diarsipkan, dan dihapus.

Konsep ini sejalan dengan praktik Data Lifecycle Management (DLM) yang digunakan dalam standar keamanan informasi seperti ISO 27001.

1. Data Dibuat atau Dikumpulkan

Tahap pertama adalah saat perusahaan mengumpulkan data pelanggan, menerima CV kandidat, membuat laporan keuangan, atau menyusun dokumen proyek. Di tahap ini, perusahaan perlu menentukan:

Tujuan pengumpulan data
Jenis data yang dikumpulkan
Tingkat klasifikasi data tersebut

2. Data Digunakan untuk Operasional

Setelah data tersedia, tim akan menggunakannya untuk menjalankan aktivitas bisnis. Contohnya, tim sales mengakses data pelanggan, tim HR memproses payroll, atau tim keuangan menyusun laporan.

Pada tahap ini, perusahaan harus menerapkan kontrol akses seperti role based access control (RBAC) dan prinsip least privilege. Artinya, setiap karyawan hanya dapat mengakses data sesuai perannya.

3. Data Disimpan dan Diamankan

Data yang sudah digunakan biasanya disimpan di file server, cloud storage, atau aplikasi SaaS. Di tahap ini, perusahaan perlu memastikan:

Data tersimpan di lokasi yang terkontrol
Enkripsi diterapkan untuk data sensitif
Backup berjalan secara berkala

Penyimpanan tanpa kontrol yang jelas sering menjadi penyebab kebocoran data.

4. Data Dibagikan atau Ditransfer

Dalam operasional bisnis, data sering dibagikan kepada pihak internal maupun eksternal, seperti vendor atau mitra. Proses ini harus memiliki aturan yang jelas, misalnya:

Pembatasan akses berbasis klasifikasi
Persetujuan sebelum membagikan data sensitif
Batas waktu akses untuk pihak ketiga

Tanpa kebijakan yang jelas, risiko kebocoran meningkat akibat kesalahan manusia.

5. Data Diarsipkan

Tidak semua data perlu diakses setiap hari. Beberapa data perlu disimpan untuk kebutuhan audit, pajak, atau regulasi. Pada tahap ini, perusahaan perlu menetapkan kebijakan retensi, yaitu berapa lama data harus disimpan sebelum dihapus.

Data arsip tetap harus dilindungi dengan kontrol akses dan enkripsi yang sesuai.

6. Data Dihapus Secara Aman

Tahap terakhir dalam siklus pengelolaan data adalah penghapusan. Data yang sudah melewati masa retensi harus dihapus secara aman agar tidak bisa dipulihkan oleh pihak yang tidak berwenang.

Penghapusan yang aman membantu perusahaan:

Mengurangi risiko kebocoran
Menghemat biaya penyimpanan
Menjaga kepatuhan terhadap regulasi seperti UU PDP

Dengan memahami dan mengelola setiap tahap siklus data, perusahaan telah membangun sistem keamanan yang terstruktur dan berkelanjutan.

Langkah dan Cara Mengamankan Data Perusahaan

Setelah Anda mengetahui jenis data yang dimiliki dan memahami siklus pengelolaannya, langkah berikutnya adalah menerapkan kontrol keamanan yang tepat.

Cara mengamankan data perusahaan tidak cukup dengan satu solusi. Perusahaan perlu menggabungkan pengaturan akses, proteksi teknis, pencegahan kebocoran, dan pemantauan aktivitas secara konsisten.

Berikut langkah-langkah yang perlu Anda terapkan.

1. Atur Hak Akses Secara Ketat

Perusahaan harus membatasi akses data berdasarkan peran atau tanggung jawab kerja. Anda dapat menerapkan role-based access control (RBAC) agar setiap karyawan hanya mengakses data sesuai tugasnya.

Gunakan prinsip least privilege, yaitu memberikan akses seminimal mungkin sesuai kebutuhan pekerjaan. Hindari memberikan akses penuh kepada banyak orang tanpa alasan jelas.

Selain itu, aktifkan multi-factor authentication (MFA) untuk email, akun admin, dan aplikasi penting. Fungsinya untuk mencegah akses ilegal meskipun kata sandi telah bocor.

2. Gunakan Enkripsi untuk Melindungi Data Sensitif

Enkripsi adalah proses mengubah data menjadi kode agar tidak dapat dibaca tanpa kunci tertentu. Perusahaan perlu menerapkan enkripsi pada:

Data yang tersimpan (at rest), seperti di server, database, atau laptop kerja
Data yang dikirim (in transit), seperti melalui email atau aplikasi berbasis web

Dengan enkripsi, pihak yang tidak berwenang tidak dapat membaca data meskipun berhasil mengaksesnya.

3. Terapkan Data Loss Prevention (DLP)

Data Loss Prevention atau DLP adalah mekanisme untuk mencegah data sensitif keluar tanpa izin. Sistem DLP dapat mendeteksi dan membatasi:

Pengiriman data sensitif melalui email
Unggahan file ke layanan cloud pribadi
Penggunaan flashdisk atau media eksternal
Pembuatan tautan publik tanpa kontrol

4. Aktifkan Audit Log dan Monitoring

Perusahaan perlu mencatat setiap aktivitas penting yang berkaitan dengan data. Audit log mencatat siapa yang mengakses data, kapan akses terjadi, dan dari lokasi mana akses dilakukan.

Dengan monitoring yang aktif, tim IT dapat mendeteksi aktivitas tidak wajar, seperti:

Unduhan file dalam jumlah besar
Perubahan izin akses secara massal
Login dari lokasi atau perangkat yang tidak biasa

Monitoring yang konsisten bisa membantu perusahaan merespons insiden lebih cepat sebelum dampaknya semakin meluas.

5. Amankan Perangkat Kerja (Endpoint)

Laptop dan perangkat kerja sering menjadi pintu masuk serangan. Karena itu, perusahaan perlu:

Mengaktifkan enkripsi disk
Menggunakan antivirus atau endpoint protection
Memastikan sistem operasi dan aplikasi selalu diperbarui
Menerapkan kebijakan penggunaan perangkat yang jelas

Jika satu perangkat terinfeksi, penyerang dapat mencoba mengakses sistem dan data perusahaan dari dalam jaringan.

Dengan menerapkan kontrol akses, enkripsi, DLP, audit log, dan perlindungan perangkat secara konsisten, perusahaan dapat membangun sistem keamanan data yang lebih kuat.

Pendekatan ini membantu Anda mencegah kebocoran, mengurangi risiko serangan siber, dan menjaga kepercayaan pelanggan.

Lindungi Data Perusahaan Secara Menyeluruh Bersama Managed Service Provider (MSP)

Cara mengamankan data perusahaan bukanlah pekerjaan yang dilakukan sekali saja lalu selesai, sebaliknya justru berkepanjangan. Perusahaan perlu mengelola klasifikasi data, mengatur akses, memantau aktivitas, serta memastikan backup dapat dipulihkan saat terjadi insiden. Jika proses ini tidak berjalan konsisten, celah keamanan akan tetap terbuka.

Banyak perusahaan menghadapi kendala yang sama. Tim IT terbatas, jumlah aplikasi SaaS terus bertambah, akses tidak pernah diaudit, dan backup belum pernah diuji restore. Kondisi ini meningkatkan risiko kebocoran data dan gangguan operasional.

Managed Service Provider (MSP) adalah layanan yang membantu perusahaan menjalankan keamanan data secara terstruktur dan berkelanjutan. MSP dapat membantu Anda:

Melakukan assessment dan pemetaan data perusahaan
Menyusun klasifikasi dan kebijakan akses
Menerapkan RBAC, MFA, dan kontrol least privilege
Mengaktifkan DLP serta monitoring aktivitas berisiko
Mengelola backup dan disaster recovery, termasuk uji restore berkala
Menyediakan dokumentasi untuk kebutuhan audit dan kepatuhan, termasuk terkait UU PDP

Dengan dukungan MSP, Anda bisa membangun sistem keamanan yang berjalan setiap hari.

Jika Anda ingin memastikan strategi keamanan data perusahaan berjalan efektif dan siap menghadapi risiko, jadwalkan sesi assessment MSP bersama tim kami. DSG siap membantu Anda menyusun langkah keamanan siber yang tepat sesuai kebutuhan bisnis.

Hubungi kami sekarang di sini untuk mendapatkan sesi konsultasi gratis bersama tim DSG!